Cuerpo factura

El cuerpo de la factura es la parte de abajo del formulario, debajo de la cabecera (cliente, fecha, serie…, que se explica en Cabecera factura). Está organizado en pestañas: en «Detalles» se escriben las líneas de la factura y en las demás se añaden notas, archivos, entregas a cuenta, los datos de la factura electrónica, los documentos vinculados y el seguimiento.

Detalles

Aquí se añaden los productos o servicios de la factura, uno por línea. Las líneas funcionan igual en el presupuesto, el pedido, el albarán, el parte de trabajo y el aviso (en estos dos, en la pestaña «Material»); lo propio de cada documento se explica en su artículo.

Encima de las líneas tienes estos botones:

• «Para los marcados» — Eliminar o Modificar a la vez las líneas que hayas marcado con su casilla. Al modificar, se abre una ventana donde eliges qué campos cambiar; los que no elijas se quedan como estén en cada línea. No olvides guardar los cambios.
• «Leer» — abre la cámara del dispositivo para leer el código de barras de un artículo. El código se escribe en la columna «Cod» de la última línea y la línea se rellena como si lo hubieras tecleado. Hace falta un dispositivo con cámara: si no la tiene, la ventana avisa de que no encuentra ninguna. Para usar un lector de códigos de barras, mira Cómo utilizar el Lector de Código de Barras.
• «Añadir» — añade líneas al Final, al Principio o después de la marcada.
• «5 líneas» — cuántas líneas añade «Añadir»: de 1 a 10 (por defecto, 5).

Cada línea tiene estas columnas:

• «Cod» — el código del artículo en el Almacén. Escríbelo o pulsa la lupa para abrir el listado de productos, donde puedes elegir varios artículos a la vez y añadirlos a la factura.
• «Concepto» — la descripción. Si el producto no está en el Almacén, escribe el texto que quieras; si está, empieza a escribir su nombre y elige entre los que salen. Tiene dos iconos:
  • crea o modifica el producto o servicio sin tener que ir al Almacén.
  • abre una ventana para ampliar el concepto y editarlo.
• «Ud.» — la cantidad.
• «Precio» — el precio por unidad.
• «DTO (%)» — el descuento, en porcentaje.
• «Importe» — se calcula solo con la cantidad, el precio y el descuento; no se puede cambiar a mano.
• «IVA» — por defecto, el 21 %, pero puedes poner otro en cada línea (0, 4, 10 o 21 %). Los tipos de IVA se cambian en Admin > Configuración, pestaña Impuestos (ver Impuestos).
• «Tipo» — el tipo de línea: normal, Capítulo, Compuesto, No imp., No imp. €, No imp. Ud o Ancho total. Qué hace cada uno se explica en Incorporar Capítulos o Partidas

A la izquierda de cada línea están su casilla, la papelera para borrarla y las flechas ↕ para arrastrarla a otra posición. El botón + de debajo añade una línea.

Debajo de las líneas, la factura suma la Base Imponible, el IVA, la Retención (si la hay) y el TOTAL, con el desglose de cada tipo de IVA y, al lado, el Recargo Equivalencia de cada uno (si la factura lleva recargo de equivalencia: campo «RE» de la cabecera). Estos importes no se escriben: salen de las líneas.

Notas

Un apartado interno para apuntar lo que quieras sobre la factura, con un editor de texto con formato.

¡Recuerda! Las notas no salen al imprimir la factura.

Adjuntos

Aquí puedes guardar archivos de esta factura, como fotos o informes que hayas usado para hacerla. Para subir uno, sigue los pasos 1 a 3; el 4 es para los que ya están subidos:

1. «Título» — escribe el nombre del documento.
2. «Archivo» — pulsa «Seleccionar archivo» y elige el archivo en tu equipo.
3. «Subir Adjunto» — pulsa «Subir Archivo» para subirlo.
4. «Acciones» — para enviar por mail o borrar los adjuntos subidos que marques.

Entregas a cuenta

Sirve para descontar de la factura los pagos por adelantado del cliente. A la izquierda salen sus «Entregas pendientes de liquidar» y a la derecha, las «Entregas asociadas a esta factura».

1. Selecciona la entrega en la lista de la izquierda.
2. Pulsa «Añadir a la factura» y pasará a la lista de la derecha. Para quitarla, selecciónala allí y pulsa «Quitar de la factura».
3. Guarda la factura.

El proceso completo, con un ejemplo, está en Cómo liquidar una entrega a cuenta.

Factura-E

Los datos para generar la factura electrónica:

• «Obligatorios» — Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora.
• «Opcionales» — el órgano proponente, las referencias del expediente, del pedido y del contrato, el número y la fecha del albarán, el periodo de facturación, Datos adicionales y Texto legal (LegalLiterals). Este último se incluye tal cual en la factura electrónica (por ejemplo, la cláusula de inversión del sujeto pasivo); si no hace falta, déjalo en blanco.

Si tienes dudas con un campo, pon el cursor sobre su icono y verás una ayuda. Estos datos también se pueden rellenar en la ficha del cliente, para no tener que escribirlos en cada factura.

Cómo se genera paso a paso: Cómo generar una Factura Electrónica.

Docs. vinculados

Muestra de qué documentos sale esta factura (presupuestos, partes de trabajo, albaranes y facturas proforma) y permite vincular otros. El número de la pestaña dice cuántos hay. Solo aparece cuando la factura ya está guardada.

1. Para vincular un documento, elige su tipo en el desplegable y escribe su número en «Buscar por número para vincular…» (al pulsar en el campo salen los últimos documentos del mismo cliente). Marca los que quieras y pulsa «Vincular seleccionados».
2. «Origen — documentos que generan esta factura» — los documentos ya vinculados, por tipo.
3. Pulsa el número de un documento para abrirlo, o el icono rojo de su derecha para desvincularlo.

Seguimiento

Un historial de seguimiento de la factura: cada entrada guarda la fecha, la hora, la duración y unas observaciones. Solo se puede usar cuando la factura ya está guardada.

1. Pulsa «Nuevo».
2. Rellena la fecha, la hora, la duración y las observaciones.
3. Pulsa «Guardar seguimiento».

Para encontrar una entrada, escribe en «Buscar en el historial…».

¡Recuerda! Cuando termines la cabecera y las líneas, pulsa «Guardar factura».