En ocasiones antes de realizar un trabajo el cliente nos realiza un pago o varios pagos por adelantado de un porcentaje del total, este pago o pagos hay que liquidarlos cuando realicemos la factura.
Vamos a realizar un «ejemplo» para ver como son los pasos a seguir.
- Una empresa de electricidad va a realizar una reforma en casa de un cliente y la empresa le pide como adelanto 1500€. El cliente abona esta cantidad antes de comenzar la reforma y la empresa realiza un documento certificando la recepción de ese pago. Ese documento es la entrega a cuenta. Para realizar la entrega a cuenta nos vamos a «Ventas>Entregas a Cuenta>Nuevo».
- Rellenamos el Formulario de Entrega a Cuenta, con los datos del cliente, el proyecto asignado en caso de que le tenga, fecha, el importe, formas de pago, etc.
- En el apartado Fecha se añade la Fecha de cuando se genera la entrega a cuenta.
- En el apartado Fecha de cobro se añade la fecha cuando el cliente nos realiza el pago de la entrega a cuenta, en caso de que no esté pagada este apartado se deja en blanco hasta que el cliente realice el pago.
¡Recuerda! «Guardar Entrega»
- Una vez generado el documento aparecerá en el listado de Entregas a Cuenta donde dependiendo de su estado aparecerá de un color u otro:
- Rojo: si está pendiente de ser cobrada. (Cuando no está cobrada el apartado «Fecha de cobro» queda vacío hasta que sea cobrada).
- Amarillo: si está cobrada y pendiente de liquidar.
- Verde: cuando esté cobrada y liquidada.
- Para Liquidar esta Entrega a Cuenta cuando generemos la Factura, en este ejemplo como hemos creado un presupuesto para la reforma, vamos a irnos «Ventas>Presupuestos» y Facturamos presupuesto.
- Se nos abrirá el Formulario de Factura con todos los datos del cliente y nos aparecerá un Aviso en el que nos dice que este cliente tiene entregas a cuenta sin liquidar.
Se puede realizar también desde Facturar otro documento o Añadir Factura, ya que el Aviso nos aparecerá al añadir el Cliente que tenga Entregas a Cuentas por liquidar.
No porque aparezca el Aviso hay que liquidar siempre las Entrega a Cuenta, se puede generar una factura al mismo cliente que sea independiente a esa Entrega a Cuenta.
- En el Cuerpo de la Factura hay varias pestañas y una de ellas es de «Entregas a Cuenta» la seleccionamos y se nos abrirán dos columnas una «Entregas pendientes de liquidar» y otra «Entregas asociadas a esa factura», seleccionamos la que tenemos en la primera columna y pinchamos sobre «Añadir a la Factura» y pasará a la otra columna, «Guardamos Factura»
- La factura nos aparecerá en el listado de factura pero en la columna de cobrada aparecerá el circulo Amarillo como «Parcialmente cobrada» y lo que queda pendiente de cobrar.
Una vez cobrada la parte que queda pendiente, pinchando sobre el circulo amarillo y modificando el estado a cobrado, el circulo cambiará su color a verde y en la columna de pendiente aparecerá 0,00
- Si vemos la Factura en pdf en la parte inferior podemos ver detallada las formas de pago, los 1500€ en Entrega a Cuenta y el resto por Vencimiento es decir una vez generada la factura.
