Para acceder a la gestión de vacaciones, accede (con perfil de administrador) al Panel de Administración del Módulo de Registro Horario y pulsa la pestaña «Entrar al administrador».
¡Ojo! Esta opción de «Entrar al administrador» solo aparece cuando el perfil del usuario es administrador o tiene los privilegios necesarios.
1. Solicitudes pendientes de aprobar
Cuando accedes a la zona del administrador estarás en la sección «Fichajes», donde aparecen avisos de configuración (si los hubiese) y un listado con los trabajadores para gestionar sus fichajes, algo que veremos en este otro artículo. En el menú superior, pulsa la pestaña «Vacaciones»:
Nada más entrar en la sección «Vacaciones» verás el listado de todas las solicitudes que están esperando tu respuesta (o avisos pendientes de configuración, en caso de haberlos).
Para cada una se muestra el nombre del trabajador, las fechas solicitadas, el número de días y las observaciones que haya añadido.
Para gestionar cada solicitud tienes dos opciones:
- Pulsa el botón verde para aprobar la solicitud. El estado pasará automáticamente a «Aprobada» y el trabajador podrá verlo en su apartado «Mis periodos».
- Pulsa el botón rojo para rechazar la solicitud. El sistema te pedirá que indiques el motivo, que quedará visible para el trabajador.
¡Recuerda! El trabajador ve en todo momento el estado de sus solicitudes, incluyendo el motivo si has rechazado alguna.
2. Listado de trabajadores con resumen de sus vacaciones
Debajo del bloque de solicitudes encontrarás una tabla con todos los trabajadores activos y su situación vacacional para el año seleccionado:
- Trabajador/a
- Centro — indica el centro de trabajo al que está asignado el trabajador
- Total — días de vacaciones asignados.
- Aprobados — días ya autorizados.
- Pendientes — días solicitados aún sin respuesta.
- Restantes — días que quedan por disfrutar o solicitar.
- Barra de progreso — que proporciona una visión rápida del consumo vacacional de cada empleado.
Pulsa «Gestionar» en cualquier trabajador para acceder a su ficha individual.
3. Calendario de vacaciones del equipo
En la parte inferior de la pestaña «Vacaciones» tienes una vista de calendario con todos los períodos del equipo. Puedes alternar entre la vista Bimensual y Año (el año completo), y navegar entre meses con las flechas de navegación.
4. Gestionar las vacaciones de un trabajador
Al pulsar «Gestionar» accedes a la ficha individual del trabajador, donde puedes configurar sus vacaciones y añadir períodos manualmente.
En la parte superior verás las mismas tarjetas de resumen: Total días, Aprobados, Pendientes y Restantes, junto al selector de año para consultar otros ejercicios.
4.1. Configuración del año
En el panel izquierdo puedes ajustar los días asignados a ese trabajador para el año seleccionado:
- Días totales — si lo dejas vacío, se aplica el valor por defecto configurado en su Centro de Trabajo.
- Días extra — para añadir días adicionales por antigüedad, acuerdo o cualquier otro concepto.
Pulsa «Guardar configuración» para que los cambios queden aplicados.
4.2. Añadir un período manualmente
En el panel derecho puedes registrar tú directamente un período de vacaciones sin necesidad de que el trabajador lo solicite:
- Desde — primer día del periodo.
- Hasta — último día del periodo.
- Días laborables — se calcula automáticamente al seleccionar las fechas.
- Año devengo — año de cuyo cupo se descuentan los días. Por defecto es el año de la fecha Desde. Cámbialo cuando el trabajador disfrute días que le quedaban de otro año: por ejemplo, para unas vacaciones del 7 al 9 de enero de 2026 que corresponden a 2025, pon 2025. Esos días se descontarán de sus vacaciones de 2025 y el periodo aparecerá en su ficha de ese año.
- Observaciones — campo opcional para añadir cualquier aclaración.
- Estado inicial — elige si el período se crea como «Aprobada» o «Pendiente».
Pulsa «Añadir» para guardar el periodo.
¡Recuerda! Si creas el período directamente como «Aprobada», el trabajador lo verá aprobado desde el primer momento sin necesidad de que lo solicite.
4.3. Ver solicitudes de un trabajador
Al final de la ficha, la tabla Periodos muestra los periodos de vacaciones del trabajador que cuentan para el año seleccionado (según su Año devengo): los que ha solicitado él y los que has añadido tú. De cada uno verás las fechas, los días, el año devengo, el estado (Pendiente, Aprobada o Rechazada), las observaciones, el motivo del rechazo y cuándo se solicitó.
Los botones de cada fila dependen de su estado:
- Editar (icono de lápiz) — cambia las fechas, el año devengo o las observaciones (ver el apartado 4.4). En los periodos pendientes y aprobados.
- Aprobar (botón verde) — solo en los pendientes.
- Rechazar (botón rojo) — pide un motivo, que es opcional y verá el trabajador. En los pendientes y aprobados.
- Borrar (icono de papelera) — elimina el periodo. En los pendientes y rechazados.
4.4. Editar un periodo
Puedes corregir un periodo pendiente o aprobado sin borrarlo y crearlo de nuevo:
- En la tabla Periodos, pulsa el botón Editar (icono de lápiz) del periodo.
- En la ventana Editar periodo, cambia lo que necesites: Desde, Hasta, Año devengo u Observaciones. Los Días laborables se recalculan solos al cambiar las fechas.
- Pulsa «Guardar cambios».
El periodo conserva su estado (si estaba pendiente, sigue pendiente de aprobar) y los totales de la ficha se actualizan.
¡Recuerda! Las bajas laborales (enfermedad, accidente…) se registran aparte, en la pestaña Bajas: consulta cómo gestionar las bajas laborales de los trabajadores.
