Para llevar un orden de nuestro Documentos así como identificarlos y clasificarlos, creamos «Series» para saber como crear una Serie >>Pincha Aquí<<.
Es posible que estés pensando en organizar las series creando una distinta para cada año, con el fin de identificar el documento (Factura, Albarán, Presupuesto,…) solo con ver la serie y numero. Desde Cloud no recomendamos esta práctica puesto que podemos utilizar el número para identificar el año.
Aquí explicamos como hacerlo.
Nuestro consejo es que siempre utilices la misma Serie pero reinicies la numeración al principio de cada año.
Cloud Gestion te permite crear tantas series como necesites, esto son algunos de los ejemplos que utilizan nuestros clientes para ordenar sus documentos, pero cada empresa puede adaptarlo a sus necesidades y forma de trabajar.
Crear una serie para todos los documentos y otra para las facturas rectificativas o también llamadas de abono
Crear una serie distinta para cada documento y añadir una para las rectificativas o de abono
Crear diferentes series según los trabajos realizados
En Cloud Gestion te recomendamos crear una serie o varias dependiendo de tu forma de trabajo y modificar el contador al comienzo de un nuevo año de esta manera podrás:
- Dejar los contadores a cero para que empiece a contar desde el número 1: cada nuevo año ir al contador de cada documento y ponerlo a cero para que cuando se empiecen a generar documentos ese año empieza a contar de nuevo, si tienes más de una serie se realizaría en todas.
- Añadir un número que comience por el año en el que nos encontramos: por ejemplo para el 2021 podemos añadir el 21000 y al año siguiente modificaremos los contadores para que al inicio del nuevo año 2022 empiece a contar desde el 22000. Esto lo usan muchas empresas para identificar el año de las facturas.
Siguiendo este consejo evitamos crear un gran número de Series puesto que con el paso de los años tendríamos un listado inmenso y no por ello hay mayor beneficio a la hora de organizar la empresa. De este modo, la Serie será la misma todos los años y sólo cambiarás la numeración.
Para ver como Reiniciar o Modificar la numeración de los Documentos al cambio de año >>Pincha Aquí<< donde también encontrarás un vídeo explicativo.
Asignar Documentos a una Serie
Es decir los documentos que quieres generar pudiendo asignar esa serie, tendrás que ir en el «Listado de series creadas» y pinchar en el icono 
de la serie que quieres editar, se abrirá una nueva ventana donde te aparecerán tres pestañas, seleccionaremos la de «Documentos y numeración» aquí te aparecen todos los documentos que puedes crear desde Cloud Gestion, y marcar para los que quieres que esté disponible la serie que estas editando.
¡IMPORTANTE! cuando creas una serie, tienes que marcar para qué documentos está disponible.
