Para cada usuario puedes elegir sus privilegios: a qué partes de Cloud Gestion puede entrar, qué puede ver y qué puede añadir o modificar.
- Entra en Admin.
- Pulsa «Usuarios App».
- En la fila del usuario, pulsa el icono «Opciones»
y después «Gestionar Privilegios» 
.
Se abre la pantalla de privilegios del usuario, con cuatro pestañas: «General», «Visibilidad Campos», «Restricciones» y «Agenda». En la primera, «General», hay una lista con las mismas partes que el menú principal y en el mismo orden: marca las casillas de lo que el usuario podrá usar; a lo que no esté marcado no podrá entrar. Al terminar, pulsa «Guardar Privilegios».
Las otras tres pestañas tienen su propio artículo: Visibilidad Campos, Restricciones de acceso y Privilegios Usuario de Agenda.
Generales
Son los privilegios que no dependen de una parte concreta del programa:
- «Cambiar Numeraciones a manual» — el usuario puede cambiar la numeración de los documentos de automática a manual. Si la casilla no está marcada, la numeración siempre es automática (más abajo tienes un ejemplo).
- «Administrador de Seguimientos» — el usuario puede editar y eliminar sus seguimientos y los creados por otros usuarios. Sin marcar, solo puede editar y eliminar los suyos.
- «Información página de inicio» — muestra o no al usuario la información de la página de inicio. Al marcarla aparece la opción siguiente.
- «Gráficos página de inicio» — los gráficos de la página de inicio que verá el usuario: Panel Balance, Panel Tesorería, Top 10 artículos, Gastos por cuenta, Presupuestos, Tipos de clientes y Mejores clientes.
- «Acceso App móvil» — la versión de Cloud Gestion a la que puede entrar el usuario: App Móvil y App Escritorio, Solo App Móvil o Solo App Escritorio. Lo explica con más detalle el manual de la app móvil.
Opción Numeraciones a manual
- Cuando no marcamos la casilla: si creamos un documento nos aparecerá el número en automático
- Cuando sí marcamos la casilla: el número está seleccionado en automático pero tenemos la opción de poder cambiarlo a manual.
Series Documentos
En este apartado se seleccionan las series a las que el usuario tendrá acceso.
Por ejemplo; si nuestra empresa se dedica a la venta de aparatos informático pero también ofrece el servicio técnico de reparación, para el trabajador que tenga contratado como técnico le daré solo acceso a la serie que tenga asociada a las reparaciones, porque ese trabajador solo tendrá que trabajar con esa serie y de esta manera evitamos errores innecesarios.
Ventas
Marca las casillas a las que quieres dar acceso al usuario. El panel de Ventas es como la sección de Ventas, así que puedes ir eligiendo qué marcas y qué no. Marca «Menú Ventas» (en Marcar / Desmarcar Menú) para darle acceso a todo, o elige sección por sección. Entre las opciones más importantes destacan:
- «Visualizar Precios de Compra en: presupuestos, pedidos, partes de trabajo, albaranes en Ventas» — si la dejas en blanco, no verá los precios de compra en esos documentos.
- «Visualizar Precios de Venta en: presupuestos, pedidos, partes de trabajo, albaranes en Ventas» — lo mismo con los precios de venta. Si no marcas ninguna de las dos, en esos documentos solo verá las unidades de los artículos.
- La posibilidad de visualizar (solo ver), añadir (solo poder añadir) y editar (solo poder modificar); pudiendo dar el privilegio para una sola acción o para varias.
- En Clientes puede ver todos los clientes o, con Ver solo sus clientes, solo los suyos con sus presupuestos (por ejemplo, para que un comercial solo vea los datos de sus clientes).
- En Avisos: Acceso (ve todos los avisos y administra los suyos), Ver solo sus avisos (ve y administra solo los suyos) o Admin. total (ve y administra los avisos de todos tus clientes).
- En Pedidos y en Partes de Trabajo puede ver todos o solo los suyos (Ver solo los suyos, Ver solo sus P. de Trabajo).
- En Recibos, además de visualizar, añadir y editar, puedes permitirle Borrar.
Aquí puedes ver un ejemplo:
En la parte de Ventas seleccionamos Visualizar y Acceso a Saldo en la opciones de «Clientes», y en las secciones de «Proyectos» y «Presupuestos» solo visualizar, el resto los quedamos sin seleccionar, pulsamos «Guardar Privilegios» para que se guarden los cambios y en la imagen siguiente podemos ver como el usuario solo tiene acceso a las secciones seleccionadas.
- Visualizar: el usuario solo podrá ver la lista de clientes.
- Añadir: el Usuario puede Visualizar y Añadir clientes, cuando seleccionas solo Añadir automáticamente se selecciona Visualizar.
- Editar: con esta opción puede Editar los clientes para añadir o modificar datos, si solo seleccionas Editar automáticamente se selecciona Visualizar, teniendo la opción de no seleccionar Añadir, por lo que el Usuario tendría acceso a la modificación de los Clientes creado pero no Añadir ninguno nuevo.
- Acceso al Saldo: como en las anteriores, al marcar Acceso al Saldo se marca también Visualizar. Así el usuario, además de ver los clientes, puede ver el saldo de cada uno, sin poder modificar ni añadir clientes.
- Ver estadísticas: el usuario podrá visualizar las estadísticas de los clientes.
- Ver documentos: con esta opción el usuario tendrá acceso para ver los documentos añadidos en la ficha de cada cliente.
En la siguiente imagen podemos ver como se vería en la aplicación una vez asignados los privilegios por el Usuario de Administración, en el menú secundario de Ventas solo nos aparecerán las opciones seleccionadas, Clientes, Proyectos y Presupuestos.
Tenemos seleccionado Clientes y en esta opción seleccionamos Visualizar y Acceso a Saldo, por lo que solo tendremos acceso a esas opciones.
Cuando se crea un usuario para un Trabajador que es Comercial en los apartados:
Clientes- Entregas a Cuenta- Presupuestos se añaden algunas opciones más que en el resto de usuarios, en la imagen están marcadas las opciones añadidas para un «Trabajador Comercial».
Compras
Para darle acceso a toda la parte de compras, marca «Menú Compras» (en Marcar / Desmarcar Todo). Si solo quieres darle algunas partes (Proveedores, Pedidos, Albaranes, Facturas, Recibos y Remesas), márcalas una a una, igual que en Ventas. En Recibos también puedes permitirle Borrar.
SAT
Solo si tienes Cloud Gestion con la versión de Servicio de Asistencia Técnica. Marca «Menú SAT» (en Marcar / Desmarcar Todo) o elige por secciones: Plantilla, Contratos y Equipos.
Personal
Marca «Menú Personal» (en Marcar / Desmarcar Todo) o elige en cada apartado Visualizar, Añadir o Editar. En Trabajadores también puedes elegir a qué almacenamiento tendrá acceso (Almacenamiento 1 y Almacenamiento 2: así puedes tener uno visible para el trabajador y otro no) y Verse solo a si mismo. En Adjuntos solo está la opción Visualizar.
Almacén
Como en el resto de secciones, puedes marcar «Menú Almacén» (en Marcar / Desmarcar Todo) para darle acceso a toda la parte de Almacén, pero también puedes seleccionar las secciones a las que quieras que el Usuario tenga acceso. Podrás otorgar al Usuario la opción de visualizar (solo ver los artículos del Almacén), añadir (solo poder añadir artículos al Almacén) y editar (solo poder modificar los artículos del Almacén); pudiendo dar el privilegio para una sola acción o para varias. En Artículos también puedes darle acceso al Almacenamiento, al Precio Compra, a los tres precios de venta (Precio Venta 1, 2 y 3), a la localización en el almacén, a Existencias y Rotación y a Observaciones. En Herramientas puedes elegir Visualizar, Añadir/Editar y Borrar. En Varios podrás dar acceso para realizar «Movimientos entre almacenes» y «Comprobar el Stock mínimo».
Abajo, en «Selecciona los almacenes a los que el usuario tendrá acceso para realizar movimientos de material», marca los almacenes con los que podrá trabajar. Si tienes la versión con Multialmacén, aparecen todos los almacenes creados.
Informes
Marca «Menú Informes» (en Marcar / Desmarcar Todo) o elige las secciones: Balances, Modelo 347, Ventas, Productos, Personal, Gráficos, Historial y Contabilidad. Todas tienen solo Acceso total, menos Historial, donde puedes elegir Visualizar o Ver solo su historial.
Tesorería
Tiene una sola casilla, «Menú Tesorería», para darle acceso o no.
Administración
Marca «Menú Administración» (en Marcar / Desmarcar Todo) o elige las secciones: Configuración, Datos Empresa, Usuarios, Descarga de Datos y Almacenamiento. Todas tienen solo Acceso total, menos Usuarios, donde puedes elegir si solo los ve (Visualizar) o también puede Añadir o Editar.
¡Recuerda! Los cambios no se aplican hasta que pulsas «Guardar Privilegios».
