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Presupuestos

Localizar un Presupuesto existente

  • Ve a “Ventas > Presupuestos”, y presta atenci贸n al Buscador.
    Presupuestos. Visi贸n global del buscador
  • Como ves, existen numerosas opciones, algunas de ellas propias de Presupuestos, que comentamos a continuaci贸n:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados
    • Buscar por Cliente o por Proyecto.
    • Estado y Tipo. Existen varios estados posibles para un Presupuesto, que son:
      • Pendiente
      • Aceptado
      • Rechazado
      • Finalizado
    • Varios.
      • Puedes buscar t茅rminos en los conceptos de tus Presupuestos. Esta opci贸n es extremadamente 煤til.
      • Comercial. Puedes filtrar por los comerciales que tengas dados de alta.
    • Serie. Puedes filtrar por las series que hayas activado.

隆Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear un nuevo Presupuesto

  • Ve a “Ventas > Presupuestos” y pulsa en el bot贸n “Nuevo”.

Presupuestos. Crear un nuevo presupuesto

Se abrir谩 el formulario para crearlo, dividido en 2 zonas principales: Cabecera y Cuerpo del Presupuesto.

Cabecera del Presupuesto

Crear un nuevo presupuesto. La cabecera

  • Cliente: escribe el nombre del Cliente: si ya existe se desplegar谩n los nombre m谩s coincidentes vas escribiendo.聽Si no, podr谩s agregar un nuevo Cliente pulsando el icono聽icono A帽adir elementosin necesidad de ir a “Ventas > Clientes”. Tambi茅n podr谩s modificar o a帽adir datos de un Cliente ya existente pinchando en este icono聽icono Editar
  • Mostrar la direcci贸n del cliente para este documento: aqu铆 podr谩s ver o modificar la direcci贸n de facturaci贸n para este documento. Por defecto aparece la direcci贸n que tiene asignada en la ficha de Cliente.
  • Asignar a un Proyecto: podr谩s asignar el Presupuesto a alguno de los Proyectos que tengas creados para un Cliente, crear un nuevo Proyecto o modificar el Proyecto seleccionado.

隆Recuerda! Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • A la atenci贸n de. Podr谩s dirigir el Presupuesto a la atenci贸n de una persona concreta.
  • Estos dos 煤ltimos campos del formulario de Presupuestos puede rellenarlos o no, no son campos obligatorios.
  • Opci贸n de precios.聽Elige entre “Sin IVA Incluido” o “Con IVA Incluido”. Tambi茅n podr谩s establecer uno de estos valores por defecto en “Administraci贸n > Configuraci贸n > Series Documentos (pincha en editar la Serie que quieras) > General > Opci贸n Precios”.
  • Logo. Podr谩s elegir entre el Logo y el Logo Secundario (en caso de tenerlo o necesitarlo). Previamente deber谩s haber subido los archivos en “Administraci贸n > Datos de Empresa >Logotipo / Logotipo Secundario”. Por defecto te saldr谩 el Logo como valor predeterminado.
  • Comercial. Selecciona el Comercial al que se asigna este Presupuesto. Previamente tienes que haber asignado el puesto de trabajo Comercial a un Trabajador en “Personal > Trabajadores > Eliges un trabajador > Laboral y Condiciones”.
  • N潞 Autom谩tico: es el n煤mero que se le asigna al Presupuesto que estamos elaborando聽En caso de querer asignar un n煤mero concreto, pincha en el icono para activar 鈥淣潞 Manual鈥 y escribe el n煤mero que desees.
  • Fecha. Es la fecha en la que se elabora un Presupuesto nuevo; por defecto, te aparece la fecha del d铆a actual.
  • Serie. Te aparecen las distintas Series que le puedes asignar a un Presupuesto. Podr谩s configurar la Serie de forma predeterminada en “Administraci贸n > Configuraci贸n > Valores por Defecto > Series”.
  • Estado. Se refiere al estado en que se encuentra un Presupuesto; por defecto, al hacer uno nuevo, aparece 鈥淧endiente鈥. El Estado tambi茅n puede ser “Aceptado”, “Rechazado” y “Finalizado”.

Cuerpo del Presupuesto

Crear nuevo presupuesto: lineas de conceptos

Una vez rellenado el formulario pasa a la parte inferior donde se encuentran las l铆neas del Presupuesto. Lo primero que ver谩s son una serie de pesta帽as que detallamos a continuaci贸n:

  • Detalles. En este apartado podr谩s a帽adir al Presupuesto que est谩s elaborando aquellos productos o servicios que quieras.聽Podemos distinguir varias columnas:
    • Cod. Podr谩s a帽adir los art铆culos o servicios bien poniendo directamente el C贸digo que tenga asignado en el Almac茅n o bien pinchando en el iconoicono A帽adir desde Almac茅n en l铆neas. En este聽caso, se desplegar谩 una ventana emergente con el Listado de Productos donde podr谩s seleccionar varios art铆culos a la vez y a帽adirlos al documento.
    • Concepto. Podr谩s a帽adir al Presupuesto el producto o servicio que quieras bien escribiendo directamente el concepto si no tienes ese producto en el Almac茅n o, si ya tienes el producto o servicio creado, poni茅ndote a escribir, con lo que se desplegar谩n los nombres de los art铆culos m谩s coincidentes que tengas guardados en el Almac茅n.
    • En la l铆nea de Conceptos te encuentras dos iconos muy interesantes:
      • el icono de a帽adir o modificar productos o servicios directamente sin necesidad de ir al Almac茅n
        Iconos habituales. A帽adir editar producto en l铆nea de Documento
      • el icono donde se abre una ventana emergente para ampliar el 鈥淐oncepto鈥, con posibilidad de editarlo.
        Iconos habituales. Ampliar campo Concepto
    • Cantidad
    • Precio, descuento e importe de Compra.
    • Precio, descuento e importe de Ventas.
      Al indicar la cantidad y precio tanto de compra como de venta, te sale el Importe de cada uno de los bloques, es decir, el campo Importe no es editable.
    • IVA, por defecto aparece el 21% pero podr谩s asignar el IVA por l铆nea a cada uno de los productos o servicios que incluyas en el Presupuesto (0%, 4%, 10% o 21%). Los porcentajes de IVA los podr谩s modificar si fuera necesario en Administraci贸n > Configuraci贸n > IVA e Impuestos.

En la parte inferior aparece un recuadro donde se desglosa el Beneficio, Subtotal Compra, Subtotal Venta, el IVA y el Total del Presupuesto. Este cuadro no es editable sino resultado de los Importes de la parte superior.

  • Tambi茅n tendr谩s que tener en cuenta las siguientes expresiones:
    • Para los marcados鈥: Podr谩s Eliminar o Modificar en bloque las l铆neas que tengas previamente seleccionadas. En caso de Modificar, se abre una ventana emergente donde podr谩s seleccionar los campos que quieres modificar (los que no se seleccione se conservar谩 tal y como est茅 en cada l铆nea). No olvides 鈥淕uardar鈥 estas modificaciones.
    • A帽adir鈥. Te permite a帽adir m谩s l铆neas al Presupuesto que est谩s elaborando, pudiendo hacerlo A帽adir al Principio, al Final o despu茅s de la marcada.
    • 5 L铆neas鈥. N煤mero de l铆neas que a帽ades al documento. Por defecto te a帽ade 5 l铆neas pero puedes elegir desde 1 a 10 l铆neas.
  • Condiciones. Podr谩s elegir entre los distintos tipos de condiciones que tengas establecidos para los distintos tipos de Presupuesto. Previamente los tienes que haber creado en Administraci贸n > Configuraci贸n > Tipos de Presupuestos pudiendo establecer el Nombre y las Condiciones predeterminadas para cada uno de ellos.
    En cualquier caso, podr谩s a帽adir o modificar las condiciones establecidas para este Presupuesto pero s贸lo se cambiar谩n para 茅ste, no de forma predeterminada.
  • Firma. El Cliente podr谩 firmar el Presupuesto directamente en la aplicaci贸n. Tan s贸lo tendr谩 que rellenar los campos de Nombre, Apellidos y DNI y despu茅s pinchar en el icono de 鈥淔irmar鈥. A continuaci贸n se abre una ventana emergente donde proceder谩 a firmar el formulario, pudiendo elegir entre 鈥淕uardar firma鈥, 鈥淟impiar鈥 si se ha equivocado y quiere intentarlo de nuevo o 鈥淐errar鈥 si desiste de la acci贸n.
  • Notas. Es un apartado interno donde incluir las Notas que se han tenido en cuenta a la hora de elaborar un Presupuesto; ofrece la posibilidad de edici贸n de texto tipo Word.

    Recuerda que cuando imprimas el Presupuesto, el apartado de Notas NO aparecer谩.

  • Documentos.聽Te permite subir y almacenar documentos de este Presupuesto concreto, como fotos o informes que has tenido en cuenta para elaborar este Presupuesto.
    Subir documentos a un presupuesto
    Para subir archivos s贸lo tienes que seguir tres pasos f谩ciles:

    • Paso 1潞. T铆tulo, pon el nombre del documento.
    • Paso 2潞. Seleccionar Archivo, pulsa para localizar el archivo que deseas subir.
    • Paso 3潞. Subir Archivo, finalmente pulsa aqu铆 para subirlo.

 

隆Recuerda! Una vez relleno tanto la cabecera como las l铆neas del Presupuesto no olvides pulsar en 鈥Guardar el Presupuesto鈥.

 

Editar un Presupuesto

Cuando quieres modificar datos de alg煤n Presupuesto ya creado, tienes que editarlo.

  • Opci贸n A: Pincha en el n煤mero del Presupuesto que aparece en el listado.

Presupuestos. Editar presupuesto en enlace

隆Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en 茅l, equivale al bot贸n de “Editar”

  • Opci贸n B: Pincha en el bot贸n de Opciones (que siempre est谩 situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el bot贸n de Editar.

Presupuestos. Editar presupuesto con bot贸n

 

Borrar un Presupuesto

  • Para eliminar un Presupuesto de Cloud Gestion debes ir al Listado de Presupuestos.
  • Pulsa en el bot贸n de Opciones correspondiente al Presupuesto que deseas borrar聽y al desplegarse el men煤 pulsa en el bot贸n de “Borrar”.

Presupuestos. Borrar presupuestosicono Paso siguientePresupuestos. Borrar presupuestos

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si est谩s seguro.

隆Recuerda! Si borras un Presupuesto, NO podr谩s deshacer esta acci贸n y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Presupuesto

En el men煤 desplegable de cada Presupuesto existen m谩s opciones:

  • Imprimir Documento聽 聽Imprimir. Abre una ventana emergente con varias opciones para imprimir el Presupuesto en PDF. Ver opciones m谩s detalladas
  • Enviar por Email聽 聽Enviar por email. Abre una ventana emergente con opciones para enviar el Presupuesto por email al Cliente.
  • Ver Trazabilidad del Documento聽 聽Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de ese Presupuesto, es decir, la relaci贸n que guarda con otros Documentos: Partes de Trabajo, Albaranes, Facturas…
  • Duplicar Documento聽 聽Duplicar. Te permite crear un duplicado del Presupuesto, que luego puedes modificar. Esto resulta muy 煤til para ahorrar tiempo cuando elaboras Presupuestos parecidos entre si.
  • Facturar Documento聽 聽Facturar Presupuesto. Crea una Factura a partir de un Presupuesto existente, manteniendo todos los datos. Una vez creada, puedes editar la Factura como desees.
  • Generar Albar谩n聽 聽Generar Albar谩n. Crea un Albar谩n a partir de un Presupuesto existente, manteniendo todos los datos. Una vez creado, puedes editar el Albar谩n como desees.
  • Generar Parte de Trabajo聽 聽Generar Parte de Trabajo. Crea un Parte de Trabajo a partir de un Presupuesto, manteniendo todos los datos. Una vez creado, puedes editar el Parte de Trabajo como desees.
  • Ver Historial聽 聽Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con el Presupuesto seleccionado.

Opciones de Impresi贸n

  • Al pulsar el icono de “Imprimir” se abre una ventana emergente con una serie de opciones

Opciones de impresi贸n para Presupuestos

  • En primer lugar tenemos un desplegable que nos ofrece distintas opciones para nuestro Presupuesto:
    • Valorado: 聽se imprimen las unidades, los precios, los importes y el total. Podemos considerarlo como el modo normal de impresi贸n.
    • Sin Valorar: s贸lo aparecen las unidades de cada producto o servicio, sin precio ni totales.
    • Sin totales: aparecen las unidades y el precio por unidad pero no las cantidades totales.
    • Tickets: impresi贸n en formato ticket. Si lo visualizas en el ordenador, lo ver谩s como un PDF. Si lo haces desde tablet o m贸vil, se enviar谩 a la impresora de ticket.
  • Luego puedes elegir marcar o no las siguientes casillas de verificaci贸n:
    • Imprimir Columna Descuento. Eliges imprimir o no la columna de Descuento en cada uno de los Presupuestos.
  • Finalmente pulsa el bot贸n “Imprimir” y obtendr谩s el Presupuesto en PDF tal y como lo hayas configurado.

隆Recuerda! Podr谩s configurar unos valores predeterminados de impresi贸n en Administraci贸n > Configuraci贸n > Series Documentos > Modificar la serie > Opciones predeterminadas de impresi贸n > Presupuestos

 

Estado de un Presupuesto existente

  • En la primera columna del Listado de Presupuestos puedes ver su estado mediante los siguientes iconos:

Presupuestos. Estados posibles para presupuestos

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