Presupuestos

Localizar un Presupuesto existente

  • Ve a «Ventas > Presupuestos», y presta atención al Buscador.
    Presupuestos. Visión global del buscador
  • Como ves, existen numerosas opciones, algunas de ellas propias de Presupuestos, que comentamos a continuación:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados
    • Buscar por Cliente o por Proyecto.
    • Estado y Tipo. Existen varios estados posibles para un Presupuesto, que son:
      • Pendiente
      • Aceptado
      • Rechazado
      • Finalizado
    • Varios.
      • Puedes buscar términos en los conceptos de tus Presupuestos. Esta opción es extremadamente útil.
      • Comercial. Puedes filtrar por los comerciales que tengas dados de alta.
    • Serie. Puedes filtrar por las series que hayas activado.

¡Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear un nuevo Presupuesto

  • Ve a «Ventas > Presupuestos» y pulsa en el botón «Nuevo».

Presupuestos. Crear un nuevo presupuesto

Se abrirá el formulario para crearlo, dividido en 2 zonas principales: Cabecera y Cuerpo del Presupuesto.

Cabecera del Presupuesto

Crear un nuevo presupuesto. La cabecera

  • Cliente: escribe el nombre del Cliente: si ya existe se desplegarán los nombre más coincidentes según vas escribiendo. Si no, podrás agregar un nuevo Cliente pulsando el icono icono Añadir elementosin necesidad de ir a «Ventas > Clientes». También podrás modificar o añadir datos de un Cliente ya existente pinchando en este icono icono Editar
  • Mostrar la dirección del cliente para este documento: aquí podrás ver o modificar la dirección de facturación para este documento. Por defecto aparece la dirección que tiene asignada en la ficha de Cliente.
  • Asignar a un Proyecto: podrás asignar el Presupuesto a alguno de los Proyectos que tengas creados para un Cliente, crear un nuevo Proyecto o modificar el Proyecto seleccionado.

¡Recuerda! Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • A la atención de. Podrás dirigir el Presupuesto a la atención de una persona concreta.
  • Estos dos últimos campos del formulario de Presupuestos puede rellenarlos o no, no son campos obligatorios.
  • Opción de precios. Elige entre «Sin IVA Incluido» o «Con IVA Incluido». También podrás establecer uno de estos valores por defecto en «Administración > Configuración > Series Documentos (pincha en editar la Serie que quieras) > General > Opción Precios».
  • Logo. Podrás elegir entre el Logo y el Logo Secundario (en caso de tenerlo o necesitarlo). Previamente deberás haber subido los archivos en «Administración > Datos de Empresa >Logotipo / Logotipo Secundario». Por defecto te saldrá el Logo como valor predeterminado.
  • Comercial. Selecciona el Comercial al que se asigna este Presupuesto. Previamente tienes que haber asignado el puesto de trabajo Comercial a un Trabajador en «Personal > Trabajadores > Eliges un trabajador > Laboral y Condiciones».
  • Nº Automático: es el número que se le asigna al Presupuesto que estamos elaborando En caso de querer asignar un número concreto, pincha en el icono para activar “Nº Manual” y escribe el número que desees.
  • Fecha. Es la fecha en la que se elabora un Presupuesto nuevo; por defecto, te aparece la fecha del día actual.
  • Serie. Te aparecen las distintas Series que le puedes asignar a un Presupuesto. Podrás configurar la Serie de forma predeterminada para cada usuario en «Usuario conectado > Configuración > Series por Defecto».
  • Estado. Se refiere al estado en que se encuentra un Presupuesto; por defecto, al hacer uno nuevo, aparece “Pendiente”. El Estado también puede ser «Aceptado», «Rechazado» y «Finalizado».

Cuerpo del Presupuesto

Crear nuevo presupuesto: lineas de conceptos

Una vez rellenado el formulario pasa a la parte inferior donde se encuentran las líneas del Presupuesto. Lo primero que verás son una serie de pestañas que detallamos a continuación:

  • Detalles. En este apartado podrás añadir al Presupuesto que estás elaborando aquellos productos o servicios que quieras. Podemos distinguir varias columnas:
    • Cod. Podrás añadir los artículos o servicios bien poniendo directamente el Código que tenga asignado en el Almacén o bien pinchando en el iconoicono Añadir desde Almacén en líneas. En este caso, se desplegará una ventana emergente con el Listado de Productos donde podrás seleccionar varios artículos a la vez y añadirlos al documento.
    • Concepto. Podrás añadir al Presupuesto el producto o servicio que quieras bien escribiendo directamente el concepto si no tienes ese producto en el Almacén o, si ya tienes el producto o servicio creado, poniéndote a escribir, con lo que se desplegarán los nombres de los artículos más coincidentes que tengas guardados en el Almacén.
    • En la línea de Conceptos te encuentras dos iconos muy interesantes:
      • el icono de añadir o modificar productos o servicios directamente sin necesidad de ir al Almacén
        Iconos habituales. Añadir editar producto en línea de Documento
      • el icono donde se abre una ventana emergente para ampliar el “Concepto”, con posibilidad de editarlo.
        Iconos habituales. Ampliar campo Concepto
    • Cantidad
    • Precio, descuento e importe de Compra.
    • Precio, descuento e importe de Ventas.
      Al indicar la cantidad y precio tanto de compra como de venta, te sale el Importe de cada uno de los bloques, es decir, el campo Importe no es editable.
    • IVA, por defecto aparece el 21% pero podrás asignar el IVA por línea a cada uno de los productos o servicios que incluyas en el Presupuesto (0%, 4%, 10% o 21%). Los porcentajes de IVA los podrás modificar si fuera necesario en Administración > Configuración > IVA e Impuestos.

En la parte inferior aparece un recuadro donde se desglosa el Beneficio, Subtotal Compra, Subtotal Venta, el IVA y el Total del Presupuesto. Este cuadro no es editable sino resultado de los Importes de la parte superior.

  • También tendrás que tener en cuenta las siguientes expresiones:
    • “Para los marcados”: Podrás Eliminar o Modificar en bloque las líneas que tengas previamente seleccionadas. En caso de Modificar, se abre una ventana emergente donde podrás seleccionar los campos que quieres modificar (los que no se seleccione se conservará tal y como esté en cada línea). No olvides “Guardar” estas modificaciones.
    • “Añadir”. Te permite añadir más líneas al Presupuesto que estás elaborando, pudiendo hacerlo Añadir al Principio, al Final o después de la marcada.
    • “5 Líneas”. Número de líneas que añades al documento. Por defecto te añade 5 líneas pero puedes elegir desde 1 a 10 líneas.
  • Condiciones. Podrás elegir entre los distintos tipos de condiciones que tengas establecidos para los distintos tipos de Presupuesto. Previamente los tienes que haber creado en Administración > Configuración > Tipos de Presupuestos pudiendo establecer el Nombre y las Condiciones predeterminadas para cada uno de ellos.
    En cualquier caso, podrás añadir o modificar las condiciones establecidas para este Presupuesto pero sólo se cambiarán para éste, no de forma predeterminada.
  • Firma. El Cliente podrá firmar el Presupuesto directamente en la aplicación. Tan sólo tendrá que rellenar los campos de Nombre, Apellidos y DNI y después pinchar en el icono de “Firmar”. A continuación se abre una ventana emergente donde procederá a firmar el formulario, pudiendo elegir entre “Guardar firma”, “Limpiar” si se ha equivocado y quiere intentarlo de nuevo o “Cerrar” si desiste de la acción.
  • Notas. Es un apartado interno donde incluir las Notas que se han tenido en cuenta a la hora de elaborar un Presupuesto; ofrece la posibilidad de edición de texto tipo Word.

    Recuerda que cuando imprimas el Presupuesto, el apartado de Notas NO aparecerá.

  • Documentos. Te permite subir y almacenar documentos de este Presupuesto concreto, como fotos o informes que has tenido en cuenta para elaborar este Presupuesto.
    Subir documentos a un presupuesto
    Para subir archivos sólo tienes que seguir tres pasos fáciles:

    • Paso 1º. Título, pon el nombre del documento.
    • Paso 2º. Seleccionar Archivo, pulsa para localizar el archivo que deseas subir.
    • Paso 3º. Subir Archivo, finalmente pulsa aquí para subirlo.

 

¡Recuerda! Una vez relleno tanto la cabecera como las líneas del Presupuesto no olvides pulsar en “Guardar el Presupuesto”.

 

Editar un Presupuesto

Cuando quieres modificar datos de algún Presupuesto ya creado, tienes que editarlo.

  • Opción A: Pincha en el número del Presupuesto que aparece en el listado.

Presupuestos. Editar presupuesto en enlace

¡Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en él, equivale al botón de «Editar»

  • Opción B: Pincha en el botón de Opciones (que siempre está situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el botón de Editar.

Presupuestos. Editar presupuesto con botón

 

Borrar un Presupuesto

  • Para eliminar un Presupuesto de Cloud Gestion debes ir al Listado de Presupuestos.
  • Pulsa en el botón de Opciones correspondiente al Presupuesto que deseas borrar y al desplegarse el menú pulsa en el botón de «Borrar».

Presupuestos. Borrar presupuestosicono Paso siguiente Presupuestos. Borrar presupuestos

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si estás seguro.

¡Recuerda! Si borras un Presupuesto, NO podrás deshacer esta acción y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Presupuesto

En el menú desplegable de cada Presupuesto existen más opciones:

  • Imprimir Documento   Imprimir. Abre una ventana emergente con varias opciones para imprimir el Presupuesto en PDF. Ver opciones más detalladas
  • Enviar por Email   Enviar por email. Abre una ventana emergente con opciones para enviar el Presupuesto por email al Cliente.
  • Ver Trazabilidad del Documento   Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de ese Presupuesto, es decir, la relación que guarda con el Documento posterior: Parte de Trabajo, Albarán, Factura…
  • Duplicar Documento   Duplicar. Te permite crear un duplicado del Presupuesto, que luego puedes modificar. Esto resulta muy útil para ahorrar tiempo cuando elaboras Presupuestos parecidos entre si.
  • Facturar Documento   Facturar Presupuesto. Crea una Factura a partir de un Presupuesto existente, manteniendo todos los datos. Una vez creada, puedes editar la Factura como desees.
  • Generar Albarán   Generar Albarán. Crea un Albarán a partir de un Presupuesto existente, manteniendo todos los datos. Una vez creado, puedes editar el Albarán como desees.
  • Generar Parte de Trabajo   Generar Parte de Trabajo. Crea un Parte de Trabajo a partir de un Presupuesto, manteniendo todos los datos. Una vez creado, puedes editar el Parte de Trabajo como desees.
  • Ver Historial   Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con el Presupuesto seleccionado.

Opciones de Impresión

  • Al pulsar el icono de «Imprimir» se abre una ventana emergente con una serie de opciones.

Opciones de impresión para Presupuestos

  • En primer lugar tenemos un desplegable que nos ofrece distintas opciones para nuestro Presupuesto:
    • Valorado:  se imprimen las unidades, los precios, los importes y el total. Podemos considerarlo como el modo normal de impresión.
    • Sin Valorar: sólo aparecen las unidades de cada producto o servicio, sin precio ni totales.
    • Sin totales: aparecen las unidades y el precio por unidad pero no las cantidades totales.
    • Tickets: impresión en formato ticket. Si lo visualizas en el ordenador, lo verás como un PDF. Si lo haces desde tablet o móvil, se enviará a la impresora de ticket.
  • Luego puedes elegir marcar o no las siguientes casillas de verificación:
    • Imprimir Columna Descuento. Eliges imprimir o no la columna de Descuento en cada uno de los Presupuestos.
  • Finalmente pulsa el botón «Imprimir» y obtendrás el Presupuesto en PDF tal y como lo hayas configurado.

¡Recuerda! Podrás configurar unos valores predeterminados de impresión en Administración > Configuración > Series Documentos > Modificar la serie > Opciones predeterminadas de impresión > Presupuestos

 

Estado de un Presupuesto existente

  • En la primera columna del Listado de Presupuestos puedes ver su estado mediante los siguientes iconos:

Presupuestos. Estados posibles para presupuestos

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