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Partes de Trabajo

Localizar un Parte de Trabajo existente

  • Ve a «Ventas > Partes de Trabajo», y presta atención al Buscador.
    Partes de Trabajo. Visión global del buscador
  • Para los Partes de Trabajo existen los siguientes criterios o filtros de búsqueda:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados
    • Buscar por:
      • Cliente o Trabajador
      • Contrato o Proyecto
    • Estado y Detalles:
      • Existen 4 estados posibles:
        • No Fac. y Facturable. Es decir, un parte no facturado, pero que está disponible para pasarlo a Factura.
        • No Facturado. Partes no facturados, pero que no deben ser pasados aún a Factura.
        • Facturado. Parte ya pasado a Factura.
        • Facturable. Parte disponible para su facturación.
    • Series. Puedes filtrar por las Series que hayas activado.
    • Buscar en detalles. Puedes buscar términos en los conceptos de los Partes de Trabajo. Esta opción es extremadamente útil y rápida.

¡Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear un nuevo Parte de Trabajo

  • Ve a «Ventas > Partes de Trabajo» y pulsa en el botón «Nuevo».

Partes de Trabajo. Crear un nuevo parte

  • Se abrirá el formulario para crearlo, dividido en 2 zonas principales: Cabecera y Cuerpo del Parte de Trabajo.

Cabecera del Parte de Trabajo

Cabecera para crear nuevo Parte de Trabajo

  • Cliente: escribe el nombre del Cliente para el que realizas el Parte de Trabajo, si ya existe, según escribes se desplegarán los más coincidentes; sino, podrás agregar un Cliente nuevo a pulsando el el icono icono Añadir elementosin necesidad de ir a «Ventas > Clientes». También podrás modificar o añadir datos de un Cliente ya existente pinchando en este icono icono Editar
  • Mostrar la dirección del Cliente para este documento: aquí podrás ver o modificar la dirección de facturación para este documento. Por defecto aparece la dirección que tiene asignada en la ficha de Cliente.
  • Asignar a un Proyecto:  podrás asignar el Parte de Trabajo a un Proyecto que tengas con el Cliente, crear un nuevo Proyecto o modificar el Proyecto seleccionado.

¡Recuerda! Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • Asignar a un Contrato: en caso de que tengas el Módulo SAT, podrás asignar el Parte de Trabajo a un Contrato.

¡Recuerda! Antes de asignar el Parte de Trabajo, primero tienes que haber seleccionado un Cliente.

  • Opción Precios, podrás elegir entre Sin IVA Incluido o Con IVA Incluido. También podrás predeterminarlo en Administración > Configuración > Series Documentos > Modificar la Serie > General > Opción Precios.
  • Logo, podrás elegir entre el Logo y el Logo Secundario. Previamente deberás haber subido los archivos en Administración > Datos de Empresa >Logotipo / Logotipo Secundario.
  • ¿Se puede facturar? La idea es informar al administrador del estado en que se encuentra el Parte de Trabajo y de si se puede facturar o no. Aquí te da dos opciones al realizar el parte de trabajo:
    • No, tenemos que realizar más visitas (por defecto).
    • Si, el trabajo está finalizado.
  • Nº Automático: es el número que se le asigna al Parte de Trabajo que estamos creando. Por defecto será correlativo al anterior y se asignará el número en el momento que pulse el botón de “Guardar Parte de Trabajo”. En caso de querer asignar un número concreto, pincha en el icono y podrás asignar un “Nº Manual”.
  • Fecha. Es la fecha en la que se crea un Parte de Trabajo Nuevo; por defecto, te aparece la fecha del día actual.
  • Serie. Te aparecen las distintas Series que le puedes asignar a un Parte de Trabajo. Podrás configurar la Serie de forma predeterminada para cada usuario en «Usuario conectado > Configuración > Series por Defecto».

Cuerpo del Parte de Trabajo

Cuerpo para crear nuevo Parte de Trabajo

  • Trabajo realizado. Aquí podrás describir con todo detalle el trabajo realizado, la avería o reparación. Además ofrece la posibilidad de edición de texto, tipo Word.
  • Mano de obra. En esta pestaña podrás añadir los Trabajadores que forman parte de este Parte de Trabajo, así como el número de Horas. Podrá ser un Parte de Trabajo individual o que incluya varios trabajadores, con los que tendrás que “pinchar para añadir Trabajador al Parte de Trabajo”.
    Las horas que aparecen aquí reflejadas serán tenidas en cuenta a efectos estadísticos, puesto que podrás imprimir en PDF con el Listado de Horas Mano de Obra. Si las quieres facturar las Horas de Mano de Obra deberás incluirlas en la siguientes pestaña, “Material”.
    Cuando hayas seleccionado al Trabajador, te aparecerá el precio de Coste € y Venta € que tenga asignado en su ficha: Personal > Trabajador > Ver detalles del Trabajador > Laboral y Condiciones > Cálculo para Mano de obra.
  • Material. En este apartado podrás añadir al Parte de Trabajo que estás creando aquellos productos o servicios que quieras. Podemos distinguir varias columnas:
    • Cod. Podrás añadir los artículos o servicios bien poniendo directamente el Código que tenga asignado en el Almacén o bien pinchando en la lupa (icono). En este caso, se desplegará una ventana emergente con el Listado de Productos donde podrás seleccionar varios artículos a la vez y añadirlos al documento.
    • Concepto. Podrás añadir al Parte de Trabajo el producto o servicio que quieras, bien escribiendo directamente el concepto si no tienes ese producto en el Almacén o, si ya tienes el producto o servicio creado, poniéndote a escribir, con lo que se desplegarán los nombres de los artículos más coincidentes que tengas guardados en el Almacén.
    • En la línea de Conceptos te encuentras dos iconos muy interesantes:
      • el icono de añadir o modificar productos o servicios directamente sin necesidad de ir al Almacén
        Iconos habituales. Añadir editar producto en línea de Documento
      • el icono donde se abre una ventana emergente para ampliar el “Concepto”, con posibilidad de editarlo.
        Iconos habituales. Ampliar campo Concepto
    • Cantidad.
    • Precio, descuento e importe de Compra.
    • Precio, descuento e importe de Venta.
      Al indicar la cantidad y precio tanto de compra como de venta, te sale el Importe de cada uno de los bloques, es decir, el campo Importe no es editable.
    • IVA, por defecto aparece el 21% pero podrás asignar el IVA por línea a cada uno de los productos o servicios que incluyas en el Parte de Trabajo (0%, 4%, 10% o 21%). Los porcentajes de IVA los podrás modificar, si fuera necesario, en Administración > Configuración > IVA e Impuestos. 
    • También tendrás que tener en cuenta las siguientes expresiones:
      • “Para los marcados”: Podrás Eliminar o Modificar en bloque las líneas que tengas previamente seleccionadas.En caso de Modificar, se abre una ventana emergente donde podrás seleccionar los campos que quieres modificar (los que no se seleccione se conservará tal y como esté en cada línea). No olvides “Guardar” estas modificaciones.
      • “Añadir”. Te permite añadir más líneas al Parte de Trabajo que estás elaborando, pudiendo hacerlo Añadir al Principio, al Final o después de la marcada.
      • “5 Líneas”. Número de líneas que añades al documento. Por defecto te añade 5 líneas pero puedes elegir desde 1 a 10 líneas.
  • Firma. El Cliente o el Trabajador podrán firmar el Parte de Trabajo directamente en la aplicación. Tan sólo tendrá que rellenar los campos de Nombre, Apellidos y DNI y después pinchar en el icono de “Firmar”. A continuación se abre una ventana emergente donde procederá a firmar el formulario, pudiendo elegir entre “Guardar firma”, “Limpiar” si se ha equivocado y quiere intentarlo de nuevo o “Cerrar” si desiste de la acción.
  • Notas. Es un apartado interno donde incluir las Notas que se han tenido en cuenta a la hora de crear el Parte de Trabajo; ofrece la posibilidad de edición de texto, tipo Word.

¡Recuerda! Cuando imprimas el Parte de Trabajo, el apartado de Notas NO aparecerá.

  • Documentos. Te permite subir y almacenar documentos de este Parte de Trabajo concreto, como fotos o informes que has tenido en cuenta para elaborar este Parte de Trabajo.

Subir documentos a un presupuesto

Para subir archivos sólo tienes que seguir tres pasos fáciles:

  • Paso 1º. Título, pon el nombre del documento.
  • Paso 2º. Seleccionar Archivo, pulsa para localizar el archivo que deseas subir.
  • Paso 3º. Subir Archivo, finalmente pulsa aquí para subirlo.

¡Recuerda! Una vez relleno tanto el formulario como el cuerpo del Parte de Trabajo, no olvides “Guardar parte de trabajo”.

 

Editar un Parte de Trabajo

Cuando quieres modificar datos de algún Parte de Trabajo ya creado, tienes que editarlo.

  • Opción A: Pincha en el número del Parte de Trabajo que aparece en el listado.

Partes de Trabajo. Editar parte con enlace

¡Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en él, equivale al botón de «Editar»

  • Opción B: Pincha en el botón de Opciones (que siempre está situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el botón de Editar.

Partes de Trabajo. Editar parte con botón

 

Borrar un Parte de Trabajo

  • Para eliminar un Parte de Trabajo de Cloud Gestion debes ir al Listado de Partes de Trabajo.
  • Pulsa en el botón de Opciones correspondiente al Parte de Trabajo que deseas borrar.

Partes de Trabajo. Borrar parte icono Paso siguiente Partes de Trabajo. Borrar parte

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si estás seguro.

¡Recuerda! Si borras un Parte de Trabajo, NO podrás deshacer esta acción y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Parte de Trabajo

En el menú desplegable de cada Parte de Trabajo existen más opciones:

  • Imprimir Documento   Imprimir. Abre una ventana emergente con varias opciones para imprimir el Parte de Trabajo en PDF. Ver opciones más detalladas
  • Enviar por Email   Enviar por email. Abre una ventana emergente con opciones para enviar el Parte de Trabajo por email al Cliente.
  • Ver Trazabilidad del Documento   Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de ese Parte de Trabajo , es decir, la relación que guarda con el Documento anterior y posterior: Presupuesto, Aviso, Albarán, Facturas…
  • Facturar Documento   Facturar Parte de Trabajo. Crea una Factura a partir de un Parte de Trabajo existente, manteniendo todos los datos. Una vez creada, puedes editar la Factura como desees.
  • Generar Albarán   Generar Albarán. Crea un Albarán a partir de un Parte de Trabajo existente, manteniendo todos los datos. Una vez traspasado, puedes editar el Albarán como desees.
  • Ver Historial   Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con el Parte de Trabajo seleccionado.

Opciones de Impresión

  • Al pulsar el icono de «Imprimir» se abre una ventana emergente con una serie de opciones

Opciones de impresión para Parte de Trabajo

  • En primer lugar tenemos un desplegable que nos ofrece distintas opciones para el Parte de Trabajo:
    • Valorado:  se imprimen las unidades, los precios, los importes y el total. Podemos considerarlo como el modo normal de impresión.
    • Sin Valorar: sólo aparecen las unidades de cada producto o servicio, sin precio ni totales.
    • Sin totales: aparecen las unidades y el precio por unidad pero no las cantidades totales.
    • Tickets: impresión en formato ticket. Si lo visualizas en el ordenador, lo verás como un PDF. Si lo haces desde tablet o móvil, se enviará a la impresora de ticket.
    • En cualquier caso, en la parte superior siempre aparecerá la descripción del trabajo realizado, avería o reparación.
  • Luego puedes elegir marcar o no las siguientes casillas de verificación:
    • Imprimir Columna Descuento. Eliges imprimir o no la columna de Descuento en cada uno de los Partes de Trabajo.
    • Imprimir Mano de obra. Eliges imprimir o no las horas de mano de obra del Parte de Trabajo.
    • Imprimir Operaciones a realizar. Eliges imprimir o no la descripción de las operaciones realizadas (Versión SAT).
  • Finalmente pulsa el botón «Imprimir» y obtendrás el Parte de Trabajo en PDF tal y como lo hayas configurado.

¡Recuerda! Podrás configurar unos valores predeterminados de impresión en Administración > Configuración > Series Documentos > Modificar la serie > Opciones predeterminadas de impresión > Partes de Trabajo.

Acciones sobre múltiples Partes de Trabajo

En la parte superior izquierda del Listado de Partes de Trabajo, encontramos 2 desplegables que nos van a permitir realizar una serie de acciones sobre uno o múltiples Partes de Trabajo.

Acciones sobre múltiples Facturas

  • Acciones. Este desplegable ofrece acciones que se aplican a todo el Listado que tengas mostrado en ese momento. En el caso de Partes de Trabajo, tenemos la opción:
    Acciones sobre múltiples Partes de Trabajo

    • Imprimir Listado. Esta acción generará un PDF resumen de los Partes de Trabajo que tengas en Lista. Por ejemplo, si en el Buscador has filtrado solo las Partes de Trabajo de un Cliente, el PDF generado mostrará solo esos Partes de Trabajo a modo de resumen.
    • Imprimir Listado de Horas Mano de obra. Esta acción genera un PDF con el resumen de los Partes de Trabajo del Listado mostrado, indicando el Nº de Parte, Fecha, Trabajador y Nº de Horas.
  • Para los marcados. En la primera columna puedes seleccionar o deseleccionar los elementos que quieras, y tras ello puedes aplicar acciones a los elementos seleccionados. En el caso de Partes de Trabajo, tenemos las opciones:
    Acciones sobre múltiples Partes de Trabajo marcados

    • Cambiar a facturado. Te permite establecer el Estado de los Partes de Trabajo seleccionados en «Facturado», de forma simultánea.
    • Cambiar a NO facturado. Te permite establecer el Estado de los Partes de Trabajos seleccionados en «No facturado», de forma simultánea.
    • Cambiar a facturable. Te permite establecer el Estado de los Partes de Trabajo seleccionados en «Facturable», de forma simultánea.

Estado de un Parte de Trabajo existente

  • En la columna «Estado» del Listado de Partes de Trabajo puedes ver o modificar el estado de cada parte. Existen 3 estados, que puedes modificar directamente en el listado, pulsando en el desplegable de cada Parte de Trabajo. Los estados son:
    • No Facturado
    • Facturado
    • Facturable

Partes de Trabajo. Estados

 

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