Facturas

Localizar una Factura existente

  • Ve a «Ventas > Facturas», y presta atención al Buscador.
    Facturas. Visión global del buscador
  • Para las Facturas existen los siguientes criterios o filtros de búsqueda:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados.
    • Buscar por:
      • Cliente, Contrato o Proyecto
    • Varios:
      • Serie. Aquí puedes elegir la serie de facturación deseada.
      • Estado. Existen varios estados posibles para una Factura:
        • Cobradas.
        • No cobradas.
        • Cobrada Parc.
        • Reten. pendiente.
        • Reten. 50%
      • Buscar en detalles. Puedes buscar términos en los conceptos de las Facturas. Esta opción es extremadamente útil y rápida.
      • Comercial. Puedes filtrar por el Comercial que ha realizado las Facturas.

¡Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear una nueva Factura

  • Ve a «Ventas > Facturas» y pulsa en el botón «Nuevo».

Facturas. Crear una nueva factura

  • Lo primero que te aparece son una serie de botones; vamos a detenernos en explicar dos de ellos:

    Facturacion a origen boton

    • Facturar Documento, pincha para facturar varios Presupuestos, Partes de Trabajo o Albaranes de un Cliente de una sola vez.
      Ver más en https://ayuda.cloudgestion.com/docs/preguntas-frecuentes/como-facturo-varios-documentos-diferentes-tipos/

       

      Importante! Si quieres facturar varios Presupuestos a la vez, dichos Presupuestos tienen que estar «aceptados».

    • Facturar a Origen, pincha para facturar a origen un Proyecto.

      Tienes que ir a Ventas > Factura > Nuevo y asignar Cliente y Proyecto. Después realizar una primera factura normal.

      En la siguiente factura, si quieres facturar a origen, seleccionas el Cliente y el Proyecto y pinchas en «facturar a origen» con lo que se añadirán todos los conceptos de la factura anterior.


      Facturacion a origen cabecera
      Así en la parte inferior te saldrá el importe de la certificación anterior y el importe de esta factura.

      Facturacion a origen

      Siempre tendrás que añadir conceptos o unidades puesto que con la facturación a origen lo que se consigue es una factura final que contiene todo lo que has facturado a ese Cliente / Proyecto.

      Importante! Si quieres facturar a origen, los artículos tienen que estar codificados (no es necesario que los tengas en el Almacén, puedes asignar el número manualmente).

  • Tras esto, encontramos el formulario para crear las Facturas, dividido en 2 zonas principales: Cabecera y Cuerpo de la Factura.

Cabecera de la Factura

Cabecera para crear nueva Factura

  • Cliente: escribe el nombre del Cliente para el que creas la Factura, si ya existe, según escribes se desplegarán los más coincidentes; sino, podrás agregar un Cliente nuevo pulsando el icono icono Añadir elementosin necesidad de ir a «Ventas > Clientes». También podrás modificar o añadir datos de un Cliente ya existente pinchando en este icono icono Editar .
    Mostrar la dirección del Cliente para este documento: aquí podrás ver o modificar la dirección de facturación para este documento. Por defecto aparece la dirección que tiene asignada en la ficha de Cliente.
  • Asignar a un Proyecto:  podrás asignar la Factura a un Proyecto que tengas con el Cliente, crear un nuevo Proyecto o modificar el Proyecto seleccionado.

¡Recuerda! Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • Asignar a un Contrato: en caso de que tengas el Módulo SAT, podrás asignar la Factura a un Contrato.

¡Recuerda! Antes de asignar un Contrato, primero tienes que haber seleccionado un Cliente.

  • Opción Precios, podrás elegir entre Sin IVA Incluido o Con IVA Incluido. También podrás predeterminarlo en Administración > Configuración > Serie Documentos >Modificar la Serie > General > Opción Precios.
  • Logo, podrás elegir entre el Logo y el Logo Secundario. Previamente deberás haber subido los archivos en Administración > Datos de Empresa >Logotipo / Logotipo Secundario.
  • Comercial, podrás seleccionar el Comercial al que se asigna esta Factura. Previamente tienes que haber asignado el puesto de trabajo Comercial a un Trabajador en Personal > Trabajadores > Eliges un trabajador > Laboral y Condiciones.
  • Retención: Si estás obligado a ello, escribe aquí el porcentaje que corresponda. También podrás predeterminarlo en Administración > Configuración > Series Documentos > Modificar la Serie > General > IRPF.
  • Forma de Pago: Te aparece la Forma de Pago de esta Factura; por defecto, te aparecerá aquella que le hayas asignado en la ficha de Cliente. En cualquier caso, podrás seleccionar una Forma de Pago distinta a la asignada.

¡Recuerda! Las Formas de Pago de los Clientes se crean en Administración > Configuración > Formas de Pago > Clientes.

  • Nº Automático: es el número que se le asigna a la Factura que estamos creando. Por defecto será correlativo al anterior y se asignará el número en el momento que pulse el botón de “Guardar Factura”. En caso de querer asignar un número concreto, pincha en el icono y podrás asignar un “Nº Manual”.
  • Fecha. Es la fecha en la que se crea un Factura Nueva; por defecto, te aparece la fecha del día actual.
  • Serie. Te aparecen las distintas Series que le puedes asignar a una Factura. Podrás configurar la Serie de forma predeterminada para cada usuario en «Usuario conectado > Configuración > Series por Defecto».

Cuerpo de la Factura

Líneas para crear nueva Factura

Una vez rellenado el formulario pasa a la parte inferior donde se encuentran las líneas de la Factura. Lo primero que verás son una serie de pestañas que detallamos a continuación:

  • Detalle. En este apartado podrás añadir a la Factura que estás elaborando aquellos productos o servicios que quieras. Podemos distinguir varias columnas:
    • Cod. Podrás añadir los artículos o servicios bien poniendo directamente el Código que tenga asignado en el Almacén o bien pinchando en la lupa icono Añadir desde Almacén en líneas. En este caso, se desplegará una ventana emergente con el Listado de Productos donde podrás seleccionar varios artículos a la vez y añadirlos al documento.
    • Concepto. Podrás añadir a la Factura el producto o servicio que quieras, bien escribiendo directamente el concepto si no tienes ese producto en el Almacén o, si ya tienes el producto o servicio creado, poniéndote a escribir, con lo que se desplegarán los nombres de los artículos más coincidentes que tengas guardados en el Almacén. 
    • En la línea de Conceptos te encuentras dos iconos muy interesantes:
      • el icono de añadir o modificar productos o servicios directamente sin necesidad de ir al Almacén
        Iconos habituales. Añadir editar producto en línea de Documento
      • el icono donde se abre una ventana emergente para ampliar el “Concepto”, con posibilidad de editarlo.
        Iconos habituales. Ampliar campo Concepto
    • Cantidad.
    • Precio.
    • Descuento (en porcentaje).
    • Importe. Al indicar la Cantidad, el Precio y, en su caso, el Descuento, te sale el Importe, es decir, el campo Importe no es editable.
    • IVA, por defecto aparece el 21% pero podrás asignar el IVA por línea a cada uno de los productos o servicios que incluyas en la Factura (0%, 4%, 10% o 21%). Los porcentajes de IVA los podrás modificar si fuera necesario en Administración > Configuración > IVA e Impuestos.

En la parte inferior aparece un recuadro donde se desglosa la Base Imponible, el IVA, la Retención, en su caso,  y el Total de la Factura. Este cuadro no es editable sino resultado de los Importes de la parte superior.

  • También deberás que tener en cuenta las siguientes expresiones:
    • “Para los marcados”: Podrás Eliminar o Modificar en bloque las líneas que tengas previamente seleccionadas. En caso de Modificar, se abre una ventana emergente donde podrás seleccionar los campos que quieres modificar (los que no se seleccione se conservará tal y como esté en cada línea). No olvides “Guardar” estas modificaciones.
    • “Añadir”. Te permite añadir más líneas al Albarán que estás creando, pudiendo hacerlo Añadir al Principio, al Final o después de la marcada.
    • “5 Líneas”. Número de líneas que añades al documento. Por defecto te añade 5 líneas pero puedes elegir desde 1 a 10 líneas.
  • Notas. Es un apartado interno donde incluir las Notas que se han tenido en cuenta a la hora de crear una Factura; ofrece la posibilidad de edición de texto tipo Word.

¡Recuerda! que cuando imprimas la Factura, el apartado de Notas NO aparecerá.

  • Documentos. Te permite subir y almacenar documentos de este Factura concreta, como fotos o informes que has tenido en cuenta para elaborar este Factura.

Subir documentos a un presupuesto

  • Para subir archivos sólo tienes que seguir tres pasos fáciles:
    • Paso 1º. Título, pon el nombre del documento.
    • Paso 2º. Seleccionar Archivo, pulsa para localizar el archivo que deseas subir.
    • Paso 3º. Subir Archivo, finalmente pulsa aquí para subirlo.

¡Recuerda! Una vez relleno tanto la cabecera como las líneas de la Factura no olvides pulsar en “Guardar Factura”.

Editar una Factura

Cuando quieres modificar datos de alguna Factura ya creada, tienes que editarla.

  • Opción A: Pincha en el número de la Factura que aparece en el listado.

Facturas. Editar factura con enlace

¡Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en él, equivale al botón de «Editar»

  • Opción B: Pincha en el botón de Opciones (que siempre está situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el botón de Editar.

Facturas. Editar factura con botón

 

Borrar una Factura

  • Para eliminar una Factura de Cloud Gestion debes ir al Listado de Facturas.
  • Pulsa en el botón de Opciones correspondiente a la Factura que deseas borrar.

Facturas. Borrar factura icono Paso siguiente Facturas. Borrar factura

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si estás seguro.

¡Recuerda! Si borras una Factura, NO podrás deshacer esta acción y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Facturas

En el menú desplegable de cada Factura existen más opciones:

  • Imprimir Documento   Imprimir. Abre una ventana emergente con varias opciones para imprimir la Facturas en PDF. Ver opciones más detalladas
  • Enviar por Email   Enviar por email. Abre una ventana emergente con opciones para enviar la Factura por email al Cliente.

    ¡Importante! Al enviar por mail se envía en formato valorado y con los datos de empresa y logotipo. Si quieres otro formato de impresión tendrás que descargar y adjuntarlo al correo electrónico.

  • Ver Trazabilidad del Documento   Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de esa Factura, es decir, la relación que guarda con el Documento anterior: Presupuesto, Aviso, Parte de trabajo o Albarán.
  • Duplicar Documento   Duplicar. Te permite crear un duplicado de la Factura, que luego puedes modificar. Esto resulta muy útil para ahorrar tiempo cuando elaboras Facturas parecidas entre si.
  • Ver Historial   Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con la Factura seleccionada.

Opciones de Impresión

  • Al pulsar el icono de «Imprimir» se abre una ventana emergente con una serie de opciones.

Opciones de impresión para Factura

  • En primer lugar tenemos un desplegable que nos ofrece distintas opciones para la Factura:
    • Valorado: se imprimen las unidades, los precios, los importes y el total. Podemos considerarlo como el modo normal de impresión.
      En la parte inferior izquierda, te aparecerá dentro de un recuadro los datos del vencimiento de la Factura: fecha, importe y forma de pago.
    • Sin Impuestos: aparecen las unidades, los precios y los importes pero al total no se le aplican los Impuestos.
    •  Tickets: impresión en formato ticket. Si lo visualizas en el ordenador, lo verás como un PDF. Si lo haces desde tablet o móvil, se enviará a la impresora de ticket.
    •  Factura Electrónica (formato XML). Si estás obligado a realizar la Factura Electrónica, aquí te genera el documento XML para su posterior tramitación.
  • Luego puedes elegir marcar o no las siguientes casillas de verificación:
    • Imprimir Columna Descuento. Eliges imprimir o no la columna de Descuento en cada uno de las Facturas.
    • Imprimir Logo y Datos Emp.. Eliges imprimir o no el Logotipo y los Datos de Empresa en la Factura.
  • Finalmente pulsa el botón «Imprimir» y obtendrás la Factura en PDF tal y como lo hayas configurado.

¡Recuerda! Podrás configurar unos valores predeterminados de impresión en Administración > Configuración > Series Documentos > Modificar la serie > Opciones predeterminadas de impresión > Facturas

Acciones sobre múltiples Facturas

En la parte superior izquierda del Listado de Facturas, encontramos 2 desplegables que nos van a permitir realizar una serie de acciones sobre una o múltiples Facturas.

Acciones sobre múltiples Facturas

  • Acciones. Este desplegable ofrece acciones que se aplican a todo el Listado que tengas mostrado en ese momento. En el caso de Facturas, tenemos la opción:
    Opcion multiples facturas
    • Imprimir Listado. Esta acción generará un PDF resumen de las Facturas que tengas en Lista. Por ejemplo, si en el Buscador has filtrado solo las Facturas del primer trimestre, el PDF generado mostrará solo esas Facturas a modo de resumen (para enviarlas a tu gestor, por ejemplo).
    • Exportar Listado a Excel. Esta acción crea un archivo Excel con los datos del listado que se muestra en pantalla. De este modo, si con el buscador filtras las Facturas del primer trimestre, podrás enviarlas a tu gestor en formato Excel.
    • Imprimir Listado Facturas pendientes. Esta acción generará un listado en PDF con todas las Facturas pendientes de cobro agrupadas por Cliente.
  • Para los marcados. En la primera columna puedes seleccionar o deseleccionar los elementos que quieras, y tras ello puedes aplicar acciones a los elementos seleccionados. En el caso de Facturas, tenemos las opciones:
    Acciones sobre múltiples Facturas: Para los marcados

     

    • Imprimir. Crea un PDF con todas las Facturas que has seleccionado de forma secuencial y no resumida, es decir, aparecen una tras otra con todos sus datos.
    • Enviar por mail. Te permite realizar un envío múltiple de Facturas, llegando cada una de ellas a su Cliente correspondiente.

      ¡Recuerda! Al enviar por mail se envía en formato valorado y con los datos de empresa y logotipo. Si quieres otro formato de impresión tendrás que descargar y adjuntarlo al correo electrónico.

Estado de una Factura existente

  • En el Listado de Facturas podemos ver fácilmente el estado de una Factura si nos fijamos sobre todo en 3 columnas:
    • Total. Muestra el importe total de la Factura.
    • Cobrada. El sistema tipo semáforo con 3 colores nos indica si la Factura está «Cobrada» (verde), «No cobrada» (rojo) o «Cobrada parcialmente» (amarillo).
    • Pendiente. Muestra el importe restante que queda por cobrar de ese Factura. Si el estado es «Cobrada», el valor debe ser 0€.

Facturas. Estado facturas en listado

  • Podemos cambiar el estado de cobro de una Factura desde el propio Listado. Para ello, pulsa en los círculos de colores de la columna «Cobrada», y aparecerá una ventana emergente con las opciones necesarias para modificar el estado de cobro, mediante «Recibos» (ver sección de Recibos).

Facturas. Ventana emergente Recibos de Factura

 

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