1. Inicio
  2. Documentos
  3. Ventas
  4. Facturas

Facturas

Localizar una Factura existente

  • Ve a “Ventas > Facturas”, y presta atenci贸n al Buscador.
    Facturas. Visi贸n global del buscador
  • Para las Facturas existen los siguientes criterios o filtros de b煤squeda:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados.
    • Buscar por:
      • Cliente, Contrato o Proyecto
    • Varios:
      • Serie. Aqu铆 puedes elegir la serie de facturaci贸n deseada.
      • Estado. Existen varios estados posibles para una Factura:
        • Cobradas.
        • No cobradas.
        • Cobrada Parc.
        • Reten. pendiente.
        • Reten. 50%
      • Buscar en detalles. Puedes buscar t茅rminos en los conceptos de las Facturas. Esta opci贸n es extremadamente 煤til y r谩pida.
      • Comercial. Puedes filtrar por el Comercial que ha realizado las Facturas.

隆Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear una nueva Factura

  • Ve a “Ventas > Facturas” y pulsa en el bot贸n “Nuevo”.

Facturas. Crear una nueva factura

  • Lo primero que te aparece son una serie de botones; vamos a detenernos en explicar dos de ellos:
    • Facturar Documento, pincha para facturar varios Presupuestos, Partes de Trabajo o Albaranes de un Cliente de una sola vez.

      Importante! Si quieres facturar varios Presupuestos a la vez, dichos Presupuestos tienen que estar “aceptados”.

    • Facturar a Origen, pincha para facturar a origen un Proyecto.

      Importante! Si quieres facturar a origen, los art铆culos tienen que estar codificados (no es necesario que los tengas en el Almac茅n, puedes asignar el n煤mero manualmente).

  • Tras esto, encontramos el formulario para crear las Facturas, dividido en 2 zonas principales: Cabecera y Cuerpo de la Factura.

Cabecera de la Factura

Cabecera para crear nueva Factura

  • Cliente: escribe el nombre del Cliente para el que creas la Factura, si ya existe, seg煤n escribes se desplegar谩n los m谩s coincidentes; sino, podr谩s agregar un Cliente nuevo pulsando el icono聽icono A帽adir elementosin necesidad de ir a “Ventas > Clientes”. Tambi茅n podr谩s modificar o a帽adir datos de un Cliente ya existente pinchando en este icono聽icono Editar .
    Mostrar la direcci贸n del Cliente para este documento: aqu铆 podr谩s ver o modificar la direcci贸n de facturaci贸n para este documento. Por defecto aparece la direcci贸n que tiene asignada en la ficha de Cliente.
  • Asignar a un Proyecto: 聽podr谩s asignar la Factura a un Proyecto que tengas con el Cliente, crear un nuevo Proyecto o modificar el Proyecto seleccionado.

隆Recuerda!聽Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • Asignar a un Contrato: en caso de que tengas el M贸dulo SAT, podr谩s asignar la Factura a un Contrato.

隆Recuerda!聽Antes de asignar un Contrato, primero tienes que haber seleccionado un Cliente.

  • Opci贸n Precios, podr谩s elegir entre Sin IVA Incluido o Con IVA Incluido. Tambi茅n podr谩s predeterminarlo en Administraci贸n > Configuraci贸n > Serie Documentos >Modificar la Serie > General > Opci贸n Precios.
  • Logo, podr谩s elegir entre el Logo y el Logo Secundario. Previamente deber谩s haber subido los archivos en Administraci贸n > Datos de Empresa >Logotipo / Logotipo Secundario.
  • Comercial, podr谩s seleccionar el Comercial al que se asigna esta Factura. Previamente tienes que haber asignado el puesto de trabajo Comercial a un Trabajador en Personal > Trabajadores > Eliges un trabajador > Laboral y Condiciones.
  • Retenci贸n: Si est谩s obligado a ello, escribe aqu铆 el porcentaje que corresponda. Tambi茅n podr谩s predeterminarlo en Administraci贸n > Configuraci贸n > Series Documentos > Modificar la Serie > General > IRPF.
  • Forma de Pago: Te aparece la Forma de Pago de esta Factura; por defecto, te aparecer谩 aquella que le hayas asignado en la ficha de Cliente. En cualquier caso, podr谩s seleccionar una Forma de Pago distinta a la asignada.

隆Recuerda!聽Las Formas de Pago de los Clientes se crean en Administraci贸n > Configuraci贸n > Formas de Pago > Clientes.

  • N潞 Autom谩tico: es el n煤mero que se le asigna a la Factura que estamos creando. Por defecto ser谩 correlativo al anterior y se asignar谩 el n煤mero en el momento que pulse el bot贸n de 鈥淕uardar Factura鈥. En caso de querer asignar un n煤mero concreto, pincha en el icono y podr谩s asignar un 鈥淣潞 Manual鈥.
  • Fecha. Es la fecha en la que se crea un Factura Nueva; por defecto, te aparece la fecha del d铆a actual.
  • Serie. Te aparecen las distintas Series que le puedes asignar a una Factura. Podr谩s configurar la Serie de forma predeterminada para cada usuario en “Usuario conectado > Configuraci贸n > Series por Defecto”.

Cuerpo de la Factura

L铆neas para crear nueva Factura

Una vez rellenado el formulario pasa a la parte inferior donde se encuentran las l铆neas de la Factura. Lo primero que ver谩s son una serie de pesta帽as que detallamos a continuaci贸n:

  • Detalle. En este apartado podr谩s a帽adir a la Factura que est谩s elaborando aquellos productos o servicios que quieras.聽Podemos distinguir varias columnas:
    • Cod. Podr谩s a帽adir los art铆culos o servicios bien poniendo directamente el C贸digo que tenga asignado en el Almac茅n o bien pinchando en la lupa icono A帽adir desde Almac茅n en l铆neas. En este caso, se desplegar谩 una ventana emergente con el Listado de Productos donde podr谩s seleccionar varios art铆culos a la vez y a帽adirlos al documento.
    • Concepto. Podr谩s a帽adir a la Factura el producto o servicio que quieras, bien escribiendo directamente el concepto si no tienes ese producto en el Almac茅n o, si ya tienes el producto o servicio creado, poni茅ndote a escribir, con lo que se desplegar谩n los nombres de los art铆culos m谩s coincidentes que tengas guardados en el Almac茅n.聽
    • En la聽l铆nea de Conceptos聽te encuentras dos iconos muy interesantes:
      • el icono de a帽adir o modificar productos o servicios directamente sin necesidad de ir al Almac茅n
        Iconos habituales. A帽adir editar producto en l铆nea de Documento
      • el icono donde se abre una ventana emergente para ampliar el 鈥淐oncepto鈥, con posibilidad de editarlo.
        Iconos habituales. Ampliar campo Concepto
    • Cantidad.
    • Precio.
    • Descuento (en porcentaje).
    • Importe. Al indicar la Cantidad, el Precio y, en su caso, el Descuento, te sale el Importe, es decir, el campo Importe no es editable.
    • IVA, por defecto aparece el 21% pero podr谩s asignar el IVA por l铆nea a cada uno de los productos o servicios que incluyas en la Factura (0%, 4%, 10% o 21%). Los porcentajes de IVA los podr谩s modificar si fuera necesario en Administraci贸n > Configuraci贸n > IVA e Impuestos.

En la parte inferior aparece un recuadro donde se desglosa la Base Imponible, el IVA, la Retenci贸n, en su caso, 聽y el Total de la Factura. Este cuadro no es editable sino resultado de los Importes de la parte superior.

  • Tambi茅n deber谩s que tener en cuenta las siguientes expresiones:
    • 鈥淧ara los marcados鈥: Podr谩s Eliminar o Modificar en bloque las l铆neas que tengas previamente seleccionadas.聽En caso de Modificar, se abre una ventana emergente donde podr谩s seleccionar los campos que quieres modificar (los que no se seleccione se conservar谩 tal y como est茅 en cada l铆nea). No olvides 鈥淕uardar鈥 estas modificaciones.
    • 鈥淎帽adir鈥. Te permite a帽adir m谩s l铆neas al Albar谩n que est谩s creando, pudiendo hacerlo A帽adir al Principio, al Final o despu茅s de la marcada.
    • 5 L铆neas鈥. N煤mero de l铆neas que a帽ades al documento. Por defecto te a帽ade 5 l铆neas pero puedes elegir desde 1 a 10 l铆neas.
  • Notas. Es un apartado interno donde incluir las Notas que se han tenido en cuenta a la hora de crear una Factura; ofrece la posibilidad de edici贸n de texto tipo Word.

隆Recuerda! que cuando imprimas la Factura, el apartado de Notas NO aparecer谩.

  • Documentos. Te permite subir y almacenar documentos de este Factura concreta, como fotos o informes que has tenido en cuenta para elaborar este Factura.

Subir documentos a un presupuesto

  • Para subir archivos s贸lo tienes que seguir tres pasos f谩ciles:
    • Paso 1潞. T铆tulo, pon el nombre del documento.
    • Paso 2潞. Seleccionar Archivo, pulsa para localizar el archivo que deseas subir.
    • Paso 3潞. Subir Archivo, finalmente pulsa aqu铆 para subirlo.

隆Recuerda! Una vez relleno tanto la cabecera como las l铆neas de la Factura no olvides pulsar en 鈥Guardar Factura鈥.

Editar聽una Factura

Cuando quieres modificar datos de alguna Factura ya creada, tienes que editarla.

  • Opci贸n A: Pincha en el n煤mero de la Factura que aparece en el listado.

Facturas. Editar factura con enlace

隆Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en 茅l, equivale al bot贸n de “Editar”

  • Opci贸n B: Pincha en el bot贸n de Opciones (que siempre est谩 situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el bot贸n de Editar.

Facturas. Editar factura con bot贸n

Borrar una Factura

  • Para eliminar una Factura de Cloud Gestion debes ir al Listado de Facturas.
  • Pulsa en el bot贸n de Opciones correspondiente a la Factura que deseas borrar.

Facturas. Borrar facturaicono Paso siguienteFacturas. Borrar factura

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si est谩s seguro.

Recuerda! Si borras una Factura, NO podr谩s deshacer esta acci贸n y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Facturas

En el men煤 desplegable de cada Factura existen m谩s opciones:

  • Imprimir Documento聽 聽Imprimir. Abre una ventana emergente con varias opciones para imprimir la Facturas en PDF. Ver opciones m谩s detalladas
  • Enviar por Email聽 聽Enviar por email. Abre una ventana emergente con opciones para enviar la Factura por email al Cliente.
  • Ver Trazabilidad del Documento聽 聽Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de esa Factura, es decir, la relaci贸n que guarda con el Documento anterior: Presupuesto, Aviso, Parte de trabajo o Albar谩n.
  • Duplicar Documento聽 聽Duplicar. Te permite crear un duplicado de la Factura, que luego puedes modificar. Esto resulta muy 煤til para ahorrar tiempo cuando elaboras Facturas parecidas entre si.
  • Ver Historial聽 聽Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con la Factura seleccionada.

Opciones de Impresi贸n

  • Al pulsar el icono de “Imprimir” se abre una ventana emergente con una serie de opciones.

Opciones de impresi贸n para Factura

  • En primer lugar tenemos un desplegable que nos ofrece distintas opciones para la Factura:
    • Valorado: se imprimen las unidades, los precios, los importes y el total. Podemos considerarlo como el modo normal de impresi贸n.
      En la parte inferior izquierda, te aparecer谩 dentro de un recuadro los datos del vencimiento de la Factura: fecha, importe y forma de pago.
    • Sin Impuestos: aparecen las unidades, los precios y los importes pero al total no se le aplican los Impuestos.
    • Tickets: impresi贸n en formato ticket. Si lo visualizas en el ordenador, lo ver谩s como un PDF. Si lo haces desde tablet o m贸vil, se enviar谩 a la impresora de ticket.
    • Factura Electr贸nica (formato XML). Si est谩s obligado a realizar la Factura Electr贸nica, aqu铆 te genera el documento XML para su posterior tramitaci贸n.
  • Luego puedes elegir marcar o no las siguientes casillas de verificaci贸n:
    • Imprimir Columna Descuento. Eliges imprimir o no la columna de Descuento en cada uno de las Facturas.
    • Imprimir Logo y Datos Emp.. Eliges imprimir o no el Logotipo y los Datos de Empresa en la Factura.
  • Finalmente pulsa el bot贸n “Imprimir” y obtendr谩s la Factura en PDF tal y como lo hayas configurado.

隆Recuerda! Podr谩s configurar unos valores predeterminados de impresi贸n en Administraci贸n > Configuraci贸n > Series Documentos > Modificar la serie > Opciones predeterminadas de impresi贸n >聽Facturas

Acciones sobre m煤ltiples Facturas

En la parte superior izquierda del Listado de Facturas, encontramos 2 desplegables que nos van a permitir realizar una serie de acciones sobre una o m煤ltiples Facturas.

Acciones sobre m煤ltiples Facturas

  • Acciones. Este desplegable ofrece acciones que se aplican a todo el Listado que tengas mostrado en ese momento. En el caso de Facturas, tenemos la opci贸n:
    Opci贸n m煤ltiples facturas

    • Imprimir Listado. Esta acci贸n generar谩 un PDF resumen de las Facturas que tengas en Lista. Por ejemplo, si en el Buscador has filtrado solo las Facturas del primer trimestre, el PDF generado mostrar谩 solo esas Facturas a modo de resumen (para enviarlas a tu gestor, por ejemplo).
    • Imprimir Listado Facturas pendientes. Esta acci贸n generar谩 un listado en PDF con todas las Facturas pendientes de cobro agrupadas por Cliente.
  • Para los marcados. En la primera columna puedes seleccionar o deseleccionar los elementos que quieras, y tras ello puedes aplicar acciones a los elementos seleccionados. En el caso de Facturas, tenemos las opciones:
    Acciones sobre m煤ltiples Facturas: Para los marcados

    • Imprimir.聽Crea un PDF con todas las Facturas que has seleccionado de forma secuencial y no resumida, es decir, aparecen una tras otra con todos sus datos.
    • Enviar por mail. Te permite realizar un env铆o m煤ltiple de Facturas, llegando cada una de ellas a su Cliente correspondiente.

Estado de una Factura existente

  • En el Listado de Facturas podemos ver f谩cilmente el estado de una Factura si nos fijamos sobre todo en 3 columnas:
    • Total. Muestra el importe total de la Factura.
    • Cobrada. El sistema tipo sem谩foro con 3 colores nos indica si la Factura est谩 “Cobrada” (verde), “No cobrada” (rojo) o “Cobrada parcialmente” (amarillo).
    • Pendiente. Muestra el importe restante que queda por cobrar de ese Factura. Si el estado es “Cobrada”, el valor debe ser 0鈧.

Facturas. Estado facturas en listado

  • Podemos cambiar el estado de cobro de una Factura desde el propio Listado. Para ello, pulsa en los c铆rculos de colores de la columna “Cobrada”, y aparecer谩 una ventana emergente con las opciones necesarias para modificar el estado de cobro, mediante “Recibos” (ver secci贸n de Recibos).

Facturas. Ventana emergente Recibos de Factura

驴Este art铆culo fue de ayuda para ti? Si No

驴C贸mo podemos ayudarle?