Avisos

En Cloud Gestion los Avisos son un sistema de comunicación formal entre trabajadores de una empresa.

Permite crear Avisos para un compañero o para uno mismo.

Es una advertencia o comunicación donde se notifica o advierte de un hecho o tarea a realizar, pudiéndose recibir una notificación por correo electrónico o SMS.

Localizar un Aviso existente

  • Ve a «Ventas > Avisos», y presta atención al Buscador.
    Avisos Vision global del buscador
  • Como ves, existen numerosas opciones, algunas de ellas propias de Avisos, que comentamos a continuación:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados
    • Buscar por Contrato o por Proyecto.
    • Varios:
      • Por la referencia del Aviso
      • Por Trabajador asignado.
      • Por Prioridad. Puedes asignar diferentes rangos, dependiendo de la urgencia del Aviso:
        • Baja (color azul)
        • Normal (color verde)
        • Urgente (color amarillo)
        • Muy urgente (color rojo)
      • Por Estado:
        • Pendiente
        • Realizado. 
      •  Tipos:
        • Normal: Avisos realizados y notificados.
        • Borrador: Aviso que has comenzado a crear pero que aún no has notificado.
      • Series. Puedes filtrar por las Series que hayas activado.

¡Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear un nuevo Aviso

  • Ve a «Ventas > Avisos» y pulsa en el botón «Nuevo».

Avisos. Crear un nuevo aviso

  • Se abrirá el formulario para crearlo, dividido en 2 zonas principales: Cabecera y Cuerpo del Aviso.

Cabecera del Aviso

  • Nº Automático:  es el número que se le asigna al Aviso que estamos elaborando. Por defecto será correlativo al anterior y se asignará el número en el momento que pulse el botón de “Guardar Aviso”. En caso de querer asignar un número concreto, pincha en el icono y podrás asignar un “Nº Manual”.
  • Fecha de Aviso: es la fecha en la que se recibe el Aviso Nuevo; por defecto, te aparece la fecha del día actual.
  • Fecha Visita prevista: es la fecha en que tienes previsto que se realice la Visita correspondiente al Aviso. Este campo no es obligatorio.
  • Cliente: escribe el nombre del Cliente del que recibes el Aviso, si ya existe, según escribes se desplegarán los más coincidentes; sino, podrás agregar un Cliente nuevo pulsando el el icono icono Añadir elementosin necesidad de ir a «Ventas > Clientes». También podrás modificar o añadir datos de un Cliente ya existente pinchando en este icono icono Editar
  • Mostrar la dirección del Cliente para este documento: aquí podrás ver o modificar la dirección de facturación para este documento. Por defecto aparece la dirección que tiene asignada en la ficha de Cliente.
  • Asignar a un Proyecto: podrás asignar el Aviso a un Proyecto que tengas con el Cliente, crear un nuevo Proyecto o modificar el Proyecto seleccionado.

¡Recuerda! Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • Asignar a un Contrato: en caso de que tengas el Módulo SAT, podrás asignar el Aviso a un Contrato.

¡Recuerda! Primero tienes que haber seleccionado un Cliente.

  • Referencia: aquí podrás escribir una Referencia o palabra clave del Aviso. Es muy útil ya que la Referencia te aparece en el Listado de Avisos y podrás visualizarlo rápidamente.
  • Tipo de Aviso: puede ser Borrador (Aviso que has comenzado a crear pero aún no has notificado) o Normal (Aviso listo para ser notificado). Podrás configurar los Tipos de Avisos en Administración > Configuración > Tipos de Avisos. Por defecto, el tipo de Aviso es «borrador».
  • Prioridad, hay distintos tipos:
    • Baja, no hay prisa, el Cliente puede esperar.
    • Normal, dentro de la programación normal del trabajo.
    • Urgente, realizar visita en 48h máximo.
    • Muy Urgente, máxima urgencia, realizar visita en el mismo día.
  • Trabajador Asignado. Escribes el nombre del Trabajador al que se le asigna el Aviso. Este campo es obligatorio.
  • Notificación al Trabajador Asignado. Podemos elegir entre:
    • Sin notificación.
    • Ahora al guardar. En este caso, podemos elegir entre enviar por mail o por SMS.
      • Enviar por mail. Si elegimos enviar la notificación por mail, cuando guardemos el Aviso, se abrirá una ventana emergente para que revises los datos del Aviso y, si están correctos, pinches en «Enviar», con lo que se enviará automáticamente un correo electrónico al Trabajador al que se haya asignado el Aviso.
      • Enviar por SMS (sólo en caso de que tengas contratado este servicio),
    • Programada. Puedes elegir por mail o SMS. El Trabajador asignado recibirá una notificación el día (a primera hora) que pongamos aquí.

Cuerpo del Aviso

 

Crear un nuevo Aviso: cuerpo del aviso

  • Información (Síntoma o Avería): aquí podrás explicar con detalle toda la información que tengas del Aviso. Además ofrece la posibilidad de edición de texto, tipo Word.
  • Notas. Es un apartado interno donde incluir las Notas que se han tenido en cuenta a la hora de crear el Aviso; ofrece la posibilidad de edición de texto, tipo Word.

¡Recuerda! que cuando imprimas el Aviso, el apartado de Notas NO aparecerá.

  • Documentos. Te permite subir y almacenar documentos de este Aviso concreto, como fotos o informes que has tenido en cuenta para elaborar este Aviso.

Subir documentos a un presupuesto

Para subir archivos sólo tienes que seguir tres pasos fáciles:

  • Paso 1º. Título, pon el nombre del documento.
  • Paso 2º. Seleccionar Archivo, pulsa para localizar el archivo que deseas subir.
  • Paso 3º. Subir Archivo, finalmente pulsa aquí para subirlo.

¡Recuerda! Una vez relleno tanto el formulario como el cuerpo del Aviso, no olvides “Guardar aviso”.

 

Editar un Aviso

Cuando quieres modificar datos de algún Aviso ya creado, tienes que editarlo.

  • Opción A: Pincha en el número del Aviso que aparece en el listado.

Avisos. Editar aviso con enlace

¡Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en él, equivale al botón de «Editar»

  • Opción B: Pincha en el botón de Opciones (que siempre está situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el botón de Editar.

Avisos. Editar aviso con botón

 

Borrar un Aviso

  • Para eliminar un Aviso de Cloud Gestion debes ir al Listado de Avisos.
  • Pulsa en el botón de Opciones correspondiente al Aviso que deseas borrar.

Avisos. Borrar aviso icono Paso siguiente    Avisos. Borrar aviso

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si estás seguro.

¡Recuerda! Si borras un Aviso, NO podrás deshacer esta acción y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Aviso

En el menú desplegable de cada Aviso existen más opciones:

  • Imprimir Documento   Imprimir. Directamente imprime el Aviso en PDF.
  • Enviar Aviso a Trabajador   Enviar a Trabajador por email. Abre una ventana emergente con opciones para enviar el Aviso por email al Trabajador al que hayas asignado el Aviso.
  • Ver Trazabilidad del Documento   Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de ese Aviso, es decir, la relación que guarda con el Documento anterior y posterior: Presupuesto, Parte de trabajo, Albarán, Facturas…
  • Generar Parte de Trabajo   Generar Parte de Trabajo. Crea un Parte de Trabajo a partir de un Aviso existente, manteniendo todos los datos. Una vez creado, puedes editar el Parte de Trabajo como desees.
  • Ver Historial   Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con el Aviso seleccionado.

Acciones sobre múltiples Avisos

En la parte superior izquierda del Listado de Avisos, encontramos un desplegable que nos va a permitir realizar una serie de acciones sobre uno o múltiples Avisos.

Acciones sobre múltiples Avisos

  • Para los marcados. En la primera columna puedes seleccionar o deseleccionar los elementos que quieras, y tras ello puedes aplicar acciones a los elementos seleccionados. En el caso de Avisos, tenemos las opciones:
    Acciones sobre múltiples Avisos: Para los marcados

     

    • Cambiar a facturado. Te permite establecer el Estado de los Avisos seleccionados en «Facturado», de forma simultánea.
    • Cambiar a NO facturado. Te permite establecer el Estado de los Avisos seleccionados en «No facturado», de forma simultánea.
    • Eliminar. Te permite eliminar los Avisos seleccionados, de forma simultánea.

Estado de un Aviso existente

  • En la columna «Estado» del Listado de Avisos puedes ver o modificar el estado de cada aviso. Existen 2 estados:
    • Pendiente, cuando el trabajo que conlleva el Aviso no se ha realizado. Por defecto, solo aparecen en el Listado los Avisos pendientes. Al marcarlos como «Realizados», automáticamente quedan ocultos.

Avisos. Estado de los avisos

    • Realizado, cuando se ha finalizado la tarea. Por defecto, los Avisos realizados están ocultos en el Listado. Para verlos, debes modificar el filtro «Estado» en el Buscador. Puedes elegir entre:
      • Pendientes
      • Realizados
      • Todos

Avisos. Estado de los avisos

 

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