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Albaranes

Localizar un Albarán existente

  • Ve a “Ventas > Albaranes”, y presta atención al Buscador.
    Albaranes. Visión global del buscador
  • Para los Albaranes existen los siguientes criterios o filtros de búsqueda:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados.
    • Buscar por:
      • Cliente o Proyecto
    • Varios:
      • Estado. Existen 4 estados posibles para un Albarán:
        • Facturados.
        • No Facturados.
        • Facturables.
      • Serie. Aquí puedes elegir la serie de facturación deseada.
      • Buscar en detalles. Puedes buscar términos en los conceptos de los Albaranes. Esta opción es extremadamente útil y rápida.
      • Comercial. Puedes filtrar por el Comercial que ha realizado los Albaranes.

¡Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear un nuevo Albarán

  • Ve a “Ventas > Albaranes” y pulsa en el botón “Nuevo”.

Albaranes. Crear nuevo albarán

  • Se abrirá el formulario para crearlo, dividido en 2 zonas principales:Cabecera y Cuerpo del Albarán.

Cabecera del Albarán

Cabecera para crear nuevo Albarán

  • Cliente: escribe el nombre del Cliente para el que creas el Albarán, si ya existe, según escribes se desplegarán los más coincidentes; sino, podrás agregar un Cliente nuevo a pulsando el el icono icono Añadir elementosin necesidad de ir a “Ventas > Clientes”. También podrás modificar o añadir datos de un Cliente ya existente pinchando en este icono icono Editar
  • Mostrar la dirección del Cliente para este documento: aquí podrás ver o modificar la dirección de facturación para este documento. Por defecto aparece la dirección que tiene asignada en la ficha de Cliente.
  • Asignar a un Proyecto:  podrás asignar el Albarán a un Proyecto que tengas con el Cliente, crear un nuevo Proyecto o modificar el Proyecto seleccionado.

¡Recuerda! Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • Opción Precios, podrás elegir entre Sin IVA Incluido o Con IVA Incluido. También podrás predeterminarlo en Administración > Configuración > Series Documentos > Modificar la Serie > General > Opción Precios.
  • Logo, podrás elegir entre el Logo y el Logo Secundario. Previamente deberás haber subido los archivos en Administración > Datos de Empresa >Logotipo / Logotipo Secundario.
  • Comercial, podrás seleccionar el Comercial al que se asigna este Albarán. Previamente tienes que haber asignado el puesto de trabajo Comercial a un Trabajador en Personal > Trabajadores > Eliges un trabajador > Laboral y Condiciones.
  • Nº Automático: es el número que se le asigna al Albarán que estamos creando. Por defecto será correlativo al anterior y se asignará el número en el momento que pulse el botón de “Guardar Albarán”. En caso de querer asignar un número concreto, pincha en el icono y podrás asignar un “Nº Manual”.
  • Fecha. Es la fecha en la que se crea un Albarán Nuevo; por defecto, te aparece la fecha del día actual.
  • Serie. Te aparecen las distintas Series que le puedes asignar a un Albarán. Podrás configurar la Serie de forma predeterminada en Administración > Configuración > Valores por Defecto > Series > Albarán.

Cuerpo del Albarán

Cuerpo para crear nuevo Albarán

  • Detalle. En este apartado podrás añadir al Albarán que estás creando aquellos productos o servicios que quieras. Podemos distinguir varias columnas:
    • Cod. Podrás añadir los artículos o servicios bien poniendo directamente el Código que tenga asignado en el Almacén o bien pinchando en el icono icono Añadir desde Almacén en líneas. En este caso, se desplegará una ventana emergente con el Listado de Productos donde podrás seleccionar varios artículos a la vez y añadirlos al documento.
    • Concepto. Podrás añadir al Albarán el producto o servicio que quieras, bien escribiendo directamente el concepto si no tienes ese producto en el Almacén o, si ya tienes el producto o servicio creado, poniéndote a escribir, con lo que se desplegarán los nombres de los artículos más coincidentes que tengas guardados en el Almacén.
    • En la línea de Conceptos te encuentras dos iconos muy interesantes:
      • el icono de añadir o modificar productos o servicios directamente sin necesidad de ir al Almacén
        Iconos habituales. Añadir editar producto en línea de Documento
      • el icono donde se abre una ventana emergente para ampliar el “Concepto”, con posibilidad de editarlo.
        Iconos habituales. Ampliar campo Concepto
    • Cantidad.
    • Precio, descuento e importe de Compra
    • Precio, descuento e importe de Venta.
      Al indicar la cantidad y precio tanto de compra como de venta, te sale el Importe de cada uno de los bloques, es decir, el campo Importe no es editable.
    • IVA, por defecto aparece el 21% pero podrás asignar el IVA por línea a cada uno de los productos o servicios que incluyas en el Albarán (0%, 4%, 10% o 21%). Los porcentajes de IVA los podrás modificar, si fuera necesario, en Administración > Configuración > IVA e Impuestos.

En la parte inferior aparece un recuadro donde se desglosa el Beneficio, Subtotal Compra, Subtotal Venta, el IVA y el Total del Albarán. Este cuadro no es editable sino resultado de los Importes de la parte superior.

  • También tendrás que tener en cuenta las siguientes expresiones:
    • “Para los marcados”: Podrás Eliminar o Modificar en bloque las líneas que tengas previamente seleccionadas. En caso de Modificar, se abre una ventana emergente donde podrás seleccionar los campos que quieres modificar (los que no se seleccione se conservará tal y como esté en cada línea). No olvides “Guardar” estas modificaciones.
    • “Añadir”. Te permite añadir más líneas al Albarán que estás creando, pudiendo hacerlo Añadir al Principio, al Final o después de la marcada.
    • “5 Líneas”. Número de líneas que añades al documento. Por defecto te añade 5 líneas pero puedes elegir desde 1 a 10 líneas.
  • Firma. El Cliente podrá firmar el Albarán directamente en la aplicación. Tan sólo tendrá que rellenar los campos de Nombre, Apellidos y DNI y después pinchar en el icono de “Firmar”. A continuación se abre una ventana emergente donde procederá a firmar el formulario, pudiendo elegir entre “Guardar firma”, “Limpiar” si se ha equivocado y quiere intentarlo de nuevo o “Cerrar” si desiste de la acción.
  • Notas. Es un apartado interno donde incluir las Notas que se han tenido en cuenta a la hora de crear un Albarán; ofrece la posibilidad de edición de texto, tipo Word.
  • Documentos. Te permite subir y almacenar documentos de este Albarán concreto, como fotos o informes que has tenido en cuenta para elaborar este Albarán.

Subir documentos a un presupuesto

  • Para subir archivos sólo tienes que seguir tres pasos fáciles:
    • Paso 1º. Título, pon el nombre del documento.
    • Paso 2º. Seleccionar Archivo, pulsa para localizar el archivo que deseas subir.
    • Paso 3º. Subir Archivo, finalmente pulsa aquí para subirlo.

 

¡Recuerda! Cuando imprimas el Albarán, el apartado de Notas NO aparecerá.

 

Editar un Albarán

Cuando quieres modificar datos de algún Albarán ya creado, tienes que editarlo.

  • Opción A: Pincha en el número del Albarán que aparece en el listado.

Albaranes. Editar albarán con enlace

¡Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en él, equivale al botón de “Editar”

  • Opción B: Pincha en el botón de Opciones (que siempre está situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el botón de Editar.

Albaranes. Editar albarán con botón

 

Borrar un Albarán

  • Para eliminar un Albarán de Cloud Gestion debes ir al Listado de Albaranes.
  • Pulsa en el botón de Opciones correspondiente al Albarán que deseas borrar.

Albaranes. Borrar un albarán icono Paso siguienteAlbaranes. Borrar un albarán

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si estás seguro.

¡Recuerda! Si borras un Albarán, NO podrás deshacer esta acción y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Albaranes

En el menú desplegable de cada Albarán existen más opciones:

  • Imprimir Documento   Imprimir. Abre una ventana emergente con varias opciones para imprimir el Albarán en PDF. Ver opciones más detalladas
  • Enviar por Email   Enviar por email. Abre una ventana emergente con opciones para enviar el Albarán por email al Cliente.
  • Ver Trazabilidad del Documento   Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de ese Albarán, es decir, la relación que guarda con otros documentos: partes de trabajo, avisos, facturas…
  • Facturar Documento   Facturar Albarán. Crea una Factura a partir de un Albarán existente, manteniendo todos los datos. Una vez creada, puedes editar la Factura como desees.
  • Duplicar Documento   Duplicar. Te permite crear un duplicado del Albarán, que luego puedes modificar. Esto resulta muy útil para ahorrar tiempo cuando elaboras albaranes parecidos entre si.
  • Ver Historial   Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con el Albarán seleccionado.

Opciones de Impresión

  • Al pulsar el icono de “Imprimir” se abre una ventana emergente con una serie de opciones:

Opciones de impresión para Albarán

  • En primer lugar tenemos un desplegable que nos ofrece distintas opciones para el Albarán:
    • Valorado: se imprimen las unidades, los precios, los importes y el total. Podemos considerarlo como el modo normal de impresión.
    • Sin Valorar: sólo aparecen las unidades de cada producto o servicio, sin precio ni totales.
    • Sin totales: aparecen las unidades y el precio por unidad pero no las cantidades totales.
    • Sin Impuestos: aparecen las unidades, los precios y los importes pero al total no se le aplican los Impuestos.
    • Tickets: impresión en formato ticket. Si lo visualizas en el ordenador, lo verás como un PDF. Si lo haces desde tablet o móvil, se enviará a la impresora de ticket.
  • Luego puedes elegir marcar o no las siguientes casillas de verificación:
    • Imprimir Columna Descuento. Eliges imprimir o no la columna de Descuento en cada uno de los Albaranes.
    • Imprimir Logo y Datos Emp.. Eliges imprimir o no el Logotipo y los Datos de Empresa en el Albarán.
  • Finalmente pulsa el botón “Imprimir” y obtendrás el Albarán en PDF tal y como lo hayas configurado.

¡Recuerda! Podrás configurar unos valores predeterminados de impresión en Administración > Configuración > Series Documentos > Modificar la serie > Opciones predeterminadas de impresión > Albaranes.

Acciones sobre múltiples Albaranes

En la parte superior izquierda del Listado de Albaranes, encontramos 2 desplegables que nos van a permitir realizar una serie de acciones sobre una o sobre múltiples Albaranes.

Acciones sobre múltiples Facturas

  • Acciones. Este desplegable ofrece acciones que se aplican a todo el Listado que tengas mostrado en ese momento. En el caso de Albaranes, tenemos la opción:
    Acciones múltiples Imprimir listado Albaranes no facturados

    • Imprimir Listado Clientes con albaranes no facturados. Esta acción generará un PDF resumen de los Albaranes que tengas sin facturar aún.
  • Para los marcados. En la primera columna puedes seleccionar o deseleccionar los elementos que quieras, y tras ello puedes aplicar acciones a los elementos seleccionados. En el caso de Albaranes, tenemos las opciones:
    Acciones sobre múltiples Albaranes: Para los marcados

    • Facturar. Te permite facturar todos los Albaranes seleccionados. Al marcar esta opción te saldrá una ventana emergente, donde deberás introducir la Fecha y elegir la Serie de Facturación. Después sólo tendrás que pinchar en “Facturar los Albaranes marcados”
    • Cambiar a facturado. Te permite establecer el Estado de los Albaranes seleccionados en “Facturado”, de forma simultánea.
    • Cambiar a no facturado. Te permite establecer el Estado de los Albaranes seleccionados en “No facturado”, de forma simultánea.

Estado de un Albarán existente

  • En la columna “Estado” del Listado de Albaranes puedes ver o modificar el estado de cada parte. Existen 3 estados, que puedes modificar directamente en el listado, pulsando en el desplegable de cada Albarán. Los estados son:
    • No Facturado
    • Facturado
    • Facturable

Partes de Trabajo. Estados

 

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