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Facturas

Localizar una Factura existente

  • Ve a «Compras> Facturas», y presta atención al Buscador.
    Facturas Compra. Visión global del buscador
  • Para las Facturas existen los siguientes criterios o filtros de búsqueda:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados
    • Proveedor: Selecciona un Proveedor y, si quieres, busca por Cliente y Proyecto.
    • Varios:
      • Cuentas de Gastos. Aquí puedes elegir entre las Cuentas de Gastos que tengas creadas en tus Facturas.
      • Comercial. Puedes filtrar por el Comercial al que corresponde la Factura de Compras.
    • Serie. Puedes buscar entre las distintas Series de Facturas que tengas creadas.
    • Pagos. Elegir entre Pagadas, No pagadas o Pagadas parciales y/o también podrás entre las distintas formas de pago que tengas creadas.

¡Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear una nueva Factura

  • Ve a «Compras > Facturas» y pulsa en el botón «Nuevo».

Crear una nueva Factura de Compra

  • Aparece un formulario con numerosos campos que debes rellenar, a partir de los datos de la factura que te ha entregado tu Proveedor. 
  • Datos Proveedor: escribe el nombre del Proveedor: si ya existe se desplegarán los nombre más coincidentes vas escribiendo. Si no, podrás agregar un nuevo Proveedor pulsando el icono icono Añadir elementosin necesidad de ir a «Compras > Proveedores». También podrás modificar o añadir datos de un Proveedor ya existente pinchando en este icono icono Editar.
  • Datos Proyecto, que engloba 2 datos:
    • Cliente. Elige al Cliente a quien se va a asociar la Factura.
    • Proyecto.  Elige el Proyecto al que se va a asociar la Factura.

¡Recuerda! Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • Nº Automático: es el número que se le asigna a la Factura que estamos elaborando. En caso de querer asignar un número concreto, pincha en el icono para activar “Nº Manual” y escribe el número que desees.
  • Nº Fac. Aquí debes introducir el número de Factura que te ha entregado tu Proveedor.
  • Serie. Te aparecen las distintas Series que le puedes asignar a una Factura. Podrás configurar la Serie de forma predeterminada para cada usuario en «Usuario conectado > Configuración > Series Documentos».
  • Fecha. Aquí debes introducir la fecha que figura en la Factura que te envía tu Proveedor.

Los campos Proveedor y fecha Factura son obligatorios.

Si vas a crear una Factura del mismo Proveedor, igual número y la misma fecha, te aparece una ventana que te indica que existe una Factura igual del mismo proveedor.

  • Tipo de Forma de Pago. Esta puede ser:
    • Automática:
      • Si tienes una forma de pago seleccionada en la ficha del Proveedor, se asignará automáticamente (contado, transferencia 10 días, domiciliación 30 y 60 días,…).
      • ¿Se repite?. En esta opción te permite realizar los pagos recurrentes, es decir, los cobros automatizados que se realizan periódicamente. Elige la opción que corresponda a la Facturas No / Si, todos los meses, cada dos meses,…).
        Este es el caso de préstamos de coches, cuotas de asociaciones profesionales o similares.
      • ¿Hasta qué fecha? Si tu opción es SI, elige hasta que fecha quieres que se generen las Facturas.
    • Manual: en este caso, tendrás que asignar a la Factura la Fecha de Vencimiento, el Tipo de Pago y la cuenta bancaria.
  • Base Imponible: Introduce el importe de la Base Imponible en la casilla que corresponda en función del tipo de IVA que aparezca en la Factura. El IVA y el total de la Factura se calcularán automáticamente.
  • Subir Archivo. Desde aquí puedes adjuntar la Factura de tu Proveedor, bien en PDF, foto de móvil, etc… Para ello pulsa en el botón «Seleccionar archivo».
  • Albaranes Incluidos en esta Factura: podrás añadir los Albaranes de Compras que van incluidos en esta Factura.
  • Cuenta de Gastos. Aquí podrás asignar la Cuenta de Gastos a la que pertenece este Proveedor. Si la tienes asignada en la ficha del Proveedor, este campo se rellenará automáticamente.
  • Comercial Asignado.
  • Observaciones.

¡Recuerda! Una vez introducidos todos los datos, no olvides en pulsar «Guardar factura».

Editar una Factura

Cuando quieres modificar datos de alguna Factura ya creada, tienes que editarla.

  • Opción A: Pincha en el número de la Factura que aparece en el listado.

Editar Factura de Compra con enlace

¡Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en él, equivale al botón de «Editar»

  • Opción B: Pincha en el botón de Opciones (que siempre está situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el botón de Editar

Facturas. Borrar factura icono Paso siguienteEditar Factura de Compra con botón

Borrar una Factura

  • Para eliminar una Factura de Cloud Gestion debes ir al Listado de Facturas.
  • Pulsa en el botón de Opciones correspondiente a la Factura que deseas borrar.

Facturas. Borrar factura icono Paso siguiente Borrar Factura de Compra con botón

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si estás seguro.

¡Recuerda! Si borras una Factura, NO podrás deshacer esta acción y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Facturas

En el menú desplegable de cada Factura existen más opciones:

  • Ver Trazabilidad del Documento   Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de esa Factura, es decir, la relación que guarda con el documento anterior o posterior: en este caso con los Albaranes de Compras.
  • Ver Historial   Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con la Factura seleccionada.

Acciones sobre múltiples Facturas

En la parte superior izquierda del Listado de Facturas, encontramos 2 desplegables que nos van a permitir realizar una serie de acciones sobre una o múltiples Facturas.

Acciones sobre múltiples Facturas

  • Acciones. Este desplegable ofrece acciones que se aplican a todo el Listado que tengas mostrado en ese momento. En el caso de Facturas, tenemos la opción:
    Acciones sobre multiples Facturas de compra

    • Imprimir Listado. Esta acción generará un PDF resumen de las Facturas que tengas en Lista. Por ejemplo, si en el Buscador has filtrado solo las Facturas del primer trimestre, el PDF generado mostrará solo esas Facturas a modo de resumen (para enviarlas a tu gestor, por ejemplo).
    • Exportar Listado a Excel. Esta acción crea un archivo Excel con los datos del Listado que aparecen en pantalla.
    • Descargar Facturas comprimidas. Te descarga las Facturas que aparecen en el Listado en formato comprimido.
  • Para los marcados. En la primera columna puedes seleccionar o deseleccionar los elementos que quieras, y tras ello puedes aplicar acciones a los elementos seleccionados. En el caso de Facturas, tenemos la opción de Eliminar.
    Acciones sobre múltiples Facturas de compra para los marcados

Estado de una Factura existente

  • En el Listado de Facturas podemos ver fácilmente el estado de una Factura si nos fijamos en la columna «Pagada»:
    • Pagada (verde).
    • No pagada (rojo).
    • Pagada parcialmente (amarillo).

Facturas. Estado facturas en listado

  • Podemos cambiar el estado de pago de una Factura desde el propio Listado. Para ello, pulsa en los círculos de colores de la columna «Pagada», y aparecerá una ventana emergente con las opciones necesarias para modificar el estado de pago, mediante «Recibos» (ver sección de Recibos).

Facturas. Ventana emergente Recibos de Factura

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