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Albaranes

Localizar un Albarán existente

  • Ve a «Compras > Albaranes», y presta atención al Buscador.
    Albaranes. Visión global del buscador
  • Para los Albaranes existen los siguientes criterios o filtros de búsqueda:
    • Fecha. Busca por rangos personalizados
    • Proveedor: Selecciona un Proveedor y, si quieres, busca por Cliente y Proyecto.
    • Serie y Estado:
      • Estado. Existen 2 estados posibles para un Albarán:
        • No Facturados (Estado que aparece por defecto en el Buscador).
        • Facturados.
      • Serie. Aquí puedes elegir la serie de facturación deseada.
    • Buscar en detalles. Puedes buscar términos en los conceptos de los Albaranes. Esta opción es extremadamente útil y rápida.

¡Recuerda! Para aplicar los filtros seleccionados tienes que pulsar en el icono de la lupa, y para restaurar los filtros a su estado normal pulsa en el icono amarillo con aspa.
Presupuestos. Botones para aplicar borrar filtros

Crear un nuevo Albarán

  • Ve a «Compras > Albaranes» y pulsa en el botón «Nuevo».

Crear un nuevo Albarán de Compra

  • Se abrirá el formulario para crearlo, dividido en 2 zonas principales:Cabecera y Cuerpo del Albarán.

Cabecera del Albarán

Cabecera de un nuevo Albarán de Compra

  • Datos Proveedor: escribe el nombre del Proveedor: si ya existe se desplegarán los nombre más coincidentes vas escribiendo. Si no, podrás agregar un nuevo Proveedor pulsando el icono icono Añadir elementosin necesidad de ir a «Compras > Proveedores». También podrás modificar o añadir datos de un Proveedor ya existente pinchando en este icono icono Editar
  • Datos Proyecto, que engloba 2 datos:
    • Cliente. Elige al Cliente a quien se va a asociar el Albarán
    • Proyecto.  Elige el Proyecto al que se va a asociar el Albarán.

¡Recuerda! Para seleccionar un Proyecto, primero tienes que seleccionar un Cliente.

  • Nº Automático: es el número que se le asigna al Albarán que estamos elaborando En caso de querer asignar un número concreto, pincha en el icono para activar “Nº Manual” y escribe el número que desees.
  • Nº Alb. Aquí debes introducir el número del albarán que te ha entregado tu Proveedor.
  • Serie. Te aparecen las distintas Series que le puedes asignar a un Albarán. Podrás configurar la Serie de forma predeterminada para cada usuario en «Usuario conectado > Configuración > Series por Defecto».
  • Fecha. Aquí debes introducir la fecha que figura en el Albarán que te envía tu Proveedor.
  • Subir Archivo. Desde aquí puedes adjuntar el albarán de tu Proveedor, bien en PDF, foto de móvil, etc… Para ello pulsa en el botón «Seleccionar archivo».
  • Observaciones. Este campo puedes anotar las indicaciones u observaciones que crea necesarias. Este campo aparecerá en el Albarán.

Cuerpo del Albarán

Cuerpo de un nuevo Albarán de Compra

  • Cod. Podrás añadir los artículos o servicios bien poniendo directamente el Código que tenga asignado en el Almacén o bien pinchando en el icono icono Añadir desde Almacén en líneas. En este caso, se desplegará una ventana emergente con el Listado de Productos donde podrás seleccionar varios artículos a la vez y añadirlos al documento.
  • Concepto. Podrás añadir al Albarán el producto o servicio que quieras, bien escribiendo directamente el concepto si no tienes ese producto en el Almacén o, si ya tienes el producto o servicio creado, poniéndote a escribir, con lo que se desplegarán los nombres de los artículos más coincidentes que tengas guardados en el Almacén.
  • En la línea de Conceptos te encuentras dos iconos muy interesantes:
    • el icono de añadir o modificar productos o servicios directamente sin necesidad de ir al Almacén
      Iconos habituales. Añadir editar producto en línea de Documento
    • el icono donde se abre una ventana emergente para ampliar el “Concepto”, con posibilidad de editarlo.
      Iconos habituales. Ampliar campo Concepto
  • Precio.
  • DTO (%), descuento que te ha aplicado tu Proveedor.
  • Importe.
  • IVA, por defecto aparece el 21% pero podrás asignar el IVA por línea a cada uno de los productos o servicios que incluyas en el Albarán (0%, 4%, 10% o 21%). Los porcentajes de IVA los podrás modificar, si fuera necesario, en Administración > Configuración > IVA e Impuestos.

En la parte inferior aparece un recuadro donde se desglosa la Base Imponible, el IVA y el Total del Albarán. Este cuadro no es editable sino resultado de los Importes de la parte superior.

  • También tendrás que tener en cuenta las siguientes expresiones:
    • “Para los marcados”: Podrás Eliminar o Modificar en bloque las líneas que tengas previamente seleccionadas. En caso de Modificar, se abre una ventana emergente donde podrás seleccionar los campos que quieres modificar (los que no se seleccione se conservará tal y como esté en cada línea). No olvides “Guardar” estas modificaciones.
    • “Añadir”. Te permite añadir más líneas al Albarán que estás creando, pudiendo hacerlo Añadir al Principio, al Final o después de la marcada.
    • “5 Líneas”. Número de líneas que añades al documento. Por defecto te añade 5 líneas pero puedes elegir desde 1 a 10 líneas.

 

Editar un Albarán

Cuando quieres modificar datos de algún Albarán ya creado, tienes que editarlo.

  • Opción A: Pincha en el número del Albarán que aparece en el listado.

Editar Albarán de Compra con enlace

¡Recuerda! Cuando veas un texto en color azul puedes pulsar en él, equivale al botón de «Editar»

  • Opción B: Pincha en el botón de Opciones (que siempre está situado a la derecha de cada fila), y pulsa en el botón de Editar

Iconos habituales. Opciones en Listadoicono Paso siguienteEditar Albarán de Compra con botón

 

Borrar un Albarán

  • Para eliminar un Albarán de Cloud Gestion debes ir al Listado de Albaranes.
  • Pulsa en el botón de Opciones correspondiente al Albarán que deseas borrar

Iconos habituales. Opciones en Listadoicono Paso siguienteBorrar Albarán de Compra

  • Antes de borrarse, el programa te vuelve a preguntar para confirmar si estás seguro.

¡Recuerda! Si borras un Albarán, NO podrás deshacer esta acción y recuperar los datos eliminados.

Otras Opciones de Albaranes

En el menú desplegable de cada Albarán existen más opciones:

  • Ver Trazabilidad del Documento   Ver Trazabilidad. Abre una ventana emergente con un mapa de trazabilidad de ese Albarán, es decir, la relación que guarda con el documento anterior y posterior: Pedido o Factura.
  • Ver Historial   Historial. Abre una ventana emergente con las acciones que se han llevado a cabo con el Albarán seleccionado.

Acciones sobre múltiples Albaranes

En la parte superior izquierda del Listado de Albaranes, encontramos 1 desplegable que nos va a permitir realizar una serie de acciones sobre uno o sobre múltiples Albaranes.

Acciones sobre múltiples Facturas

  • Para los marcados. En la primera columna puedes seleccionar o deseleccionar los elementos que quieras, y tras ello puedes aplicar acciones a los elementos seleccionados. En el caso de Albaranes, tenemos las opciones:
    Acciones sobre múltiples Albaranes

     

    • Cambiar a facturado. Te permite cambiar el Estado de los Albaranes seleccionados a «Facturado».
    • Cambiar a NO facturado. Te permite cambiar el Estado de los Albaranes seleccionados a «No facturado».
    • Crear factura a partir de los albaranes seleccionados. Te permite crear una Factura de Compra con aquellos Albaranes seleccionados.

Estado de un Albarán existente

  • En la columna «Estado» del Listado de Albaranes puedes ver o modificar el estado. En caso de que le factures, el Albarán cambiará de estado automáticamente. Existen 2 estados, que puedes modificar directamente en el listado, pulsando en el desplegable de cada Albarán. Los estados son:
    • Facturado: SI
    • Facturado: NO

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